Velike korporacije poslednjih godina imaju tendenciju da dobru praksu start up kompanija i malih firmi u razvoju preslikaju na svoju organizaciju. Svi bi želeli da krutu hijerarhiju i ustaljen način poslovanja malo “prodrmaju” i ožive “Google trikovima”. Što je naravno lakše reći nego učiniti.

Jedan od načina za oplemenjivanje dosadnih i neproduktivnih korporacijskih sastanaka je prevođenje takvih sastanaka u formu radionice. Radionice su sastanci strukturirani tako da kao izlaz imaju rešenje određenog problema ili skup ideja koje odgovaraju na zadatu temu. Učesnici radionica imaju podjednako “parvo glasa” bez obzira na hijerarhijski “čin”. Smisao učešća u radionice i jeste da se ponudi sopstveno mišljenje, ideje, podele stavovi u manje formalnoj atmosferi. Forma radionica ređe se koristi za sastanke na kojima se donose odluke, više je primenjiva za otvorene diskusije. Iako je savremeni trend da sastanci budu interaktivniji, proaktivni i u opuštenoj atmosferi – u realnosti učesnici nisu toliko spremni da se prepuste krativnom procesu i da budu otvoreni za dijalog. Naročito u organizaciji krosfunkcionalnih radionica susrećemo se sa izazovom da učesnici čvrsto zastupaju pojedinačne interese svojih timova i “miniraju” radionicu.

Teoretičari efikasnih i efektivnih sastanaka retko daju odgovor na pitanje “šta sa ljudima koji ne žele da učestvuju?” Složićete se da je kud i kamo lakše podstaći na kreativno razmišljanje nekoga ko, iako nije kreativan po prirodi, želi da učestvuje. Oni koji neprestano gledaju na sat, negoduju i jedva čekaju da se uhvate za kvaku, teška su publika i za običan razgovor, a kamoli za radionicu na kojoj je potrebno nešto razmotriti van sopstvene komfor zone. Nažalost pravog recepta za prevazilaženje ovog izazova nema. Sve je na pripremi i harizmi fasilitatora radionice. Oko harizme vam ne možemo pomoći, ali imamo par saveta za pripremu.

Pripremite se za temu

Ukoliko ste vi “vlasnik” teme, tj potreba za radionicom je potekla od vas ili vašeg tima, očekivaće se da budete ekspert za datu oblast. U slučaju da je vaš zadatak da “samo” vodite radionicu i usmeravate diskusiju takođe je neophodno da budete upoznati sa temom (često više nego što to očekujete). Ukoliko niste vi ti ko je ekspert za datu oblast, neophodno je da se postarate da osoba koja je delegirana od strane tima koji je “vlasnik” teme zaista vlada svim detaljima, razume svoju ulogu na radionici i u potpunosti je spremna na moguća pitanja. Ne budite u zabludi: vi ste sazvali sastanak, vaš zadatak je da ekspert bude spreman i dorastao zadatku. Vi ste “istureni” prema publici i oni će po inerciji od vas očekivati sve podatke i detalje o temi. Blagovremeno učesnike upoznajte sa ekspertom iz date oblasti i sva pitanja vezana za detalje teme usmerite nedvosmisleno ka njemu. Ovo vam neće pomoći da sastanak bude uspešan ako je ekspert nespreman, ali ćete makar umanjiti štetu po sebe kao fasilitatora i zadržaćete neutralnu poziciju u diskusiji.

Izbor učesnika

Naravno pozvaćete članove svih timova relevantnih za temu. Lako zar ne? ALI koji je relevantan tim? Svakako to zavisi od teme sastanka. Ukoliko se diskutuje o uvođenju nekih novih koncepata potrebna vam je ekipa ljudi koja će imati koristi i čije će poslovanje diretkno biti pod uticajem novine koju želite da uvedete. U ovom slučaju potrebno je pozvati tim lidere pomenutih timova jer su oni u mogućnosti da objektivno razmotre predloženo, kao i da donose odluke u ime svog tima. Nije potrebno pozivnicu proširiti na timove koji bi se bavili implementacijom jer sastanak ove vrste ne odgovara na pitanje “kako” već  “da li” i “šta”.

Pri izboru predstavnika timova važno je da učesnike poznajete od ranije, ili makar da imate informacije iz druge ruke kako se ponašaju na sastancima. Ovo je važno kako bi ste unapred znali šta od koga da očekujete, kao i da izbalansirate strukturu učesnika. Ukoliko na radionici bude isuviše kreativaca to diskusiju može isuviše rasplinuti, dok ukoliko bude isuviše operativaca i defanzivaca diskusija može biti samo ograničena na to “šta se ne može” umesto da bude orjentisana u pravcu traženja rešenja.

Poziv na radionicu i priprema učesnika

Pored formalnog poziva na radionicu učesnicima je korisno poslati agendu i material za pripremu. Najbolje je to učiniti kroz više iteracija komunikacije kako biste iskoristili priliku da ih podsetite na vreme i mesto ordržavanja radionice kao i da ih više zainteresujete za temu. Uputno je takođe i neformalno porezgovarati na temu radionice sa učesnicima. Na ovaj način možemo saznati unapred stavove  učesnika i osetiti ko je spremniji za saradnju, a ko ne. Unapred možemo steći “kreativne” saveznike i malo “otopiti” defazivne tradicionaliste.

Radionica

Na većini radionica rešava se neki problem i izlaz radionice zapravo treba da bude osnov za izgradnju akcionog plana. Dakle svaka radionica ovog tipa može sadržati elemente brainstorming sesije. Sobzirom da je za uspešan brainstorming process neophodno isključiti diskusiju i kritikovanje ideja kako bi učesnici bili opušteni i slobodni da “nabacuju” ideje, ono što je najčešće uočena mana izlaza brainstorming radionica jesu neevaluirane ideje. S druge strane ukoliko se ideje generisane u jednom forumu daju na evaluaciju drugoj grupi ljudi, možemo lako očekivati navalu kritizerstva i lakog odbacivanja ideja. Zaključak koji se nameće jeste da bi bilo sjajno da se na istom mestu ideje i generišu i evaluiraju, a da to ne ugrozi brainstorming process. Kako bismo realizovali navedeno neophodna je dobro osmišljena i vođena forma radionice. Evo našeg predloga za model jedne takve radionice.

WISO koncept kreativne radionice

GRUPA

Učesnici radionice biće sastavljeni od po tri predstavnika svakog stejkholder tima (što će kasnije omogućiti da se grupa podeli u tri tima). Potrebno je da među učesnicima bude kako operativaca tako I onih koji su kompetentni za donošenje odluka. Pored učesnika iz stejkholder timova uputno bi bilo uključiti predstavnike indirektno zainteresovanih timova pre svega za fazu generisanja ideja jer su sposobni da pruže out of the box ideje češće nego direktno zainteresovane strane koje su češće orjentisane na ograničenja. Poželjno bi bilo da su učesnici prethodno upoznati sa konceptom radionice I da se prijatno osećaju u brainstorming atmosferi.

Poželjno je prisustvo više od jednog fasilitatora koji bi u grupnoj fazi radionice radili sa svakom od grupa ponaosob.

AGENDA

1.      Prezentovanje problema I postavljanje ključnog pitanja – 10min

Prezentovaćemo novu tehnologiju neulazeći u petencijalne benefite koje nosi. Nakon prezentacije predstavlja se ključno pitanje I fokus cele radionice: KAKO MOŽEMO UPOTREBITI PREDSTAVLJENU TEHNOLOGIJU?

2.      Generisanje ideja uz focus na odgovor na kjučno pitanje – 40min

Usmeravanje diskusije isključivo u pravcu koji daje odgovor na ključno pitanje uz podsticanje svih učesnika da učestvuju.

3.      Uvođenje kriterijuma evaluacije ideja I podela u timove – 10min

a.      Finansijski benefit

b.      Prikupljanje podataka

c.       Komunikacija ka korisniku

4.      Evaluacija ideja izborom 20% ideja koje bi predstavljale core rešenja uz prezentovanje I argumentovanje izbora

a.      Unutar funkcionalnog tima – 10 + 10min

Svaki tim ponaosob ima zadatak da (zavisno od broja) ideje rangira ili odabere top 20% ideja. Evaluacija se vrši imajući u vidu definisane kriterijume.

b.      Unutar krosfunkcionalnih timova – 20 + 10min

Timovi se međusobno mešaju tako što se formiraju krosfunkcionalni timovi I ponavljaju process evaluacije iz prethodne tačke.

5.      Sumiranje rezultata I dogovaranja narednih koraka – 10min

BODOVANJE IDEJA

Stepen složenosti bodovanja ideja povoljno utiče na objektivnost ocenjivanja ideja, ali negativno na trajanje I složenost radionice. Učesnici ne moraju nužno biti upoznati sa načinom sumiranja rezultata procesa evaluacije već im konačna rang lista ideja može biti naknadno prezentovana.

I model

Ukoliko je ideja u prvom krugu evaluacija predložena kao Top 20% ideja dobija jedan bod po svakom timu koji ju je predložio. U drugom krugu Top 20% ideje dobijaju dva boda.

II model

Rangiraju se sve ideje (1 – Najmanje relevantna). U prvom krugu se rangovi svih timova poput bodova sabiraju, dok u drugom krugu rang ideje vredi dva boda.

III model

Ideje se boduju prema svakom od tri navedena kriterijuma (1 – Najmanje doprinosi, 5 – Najviše dopsinosi). U drugom krugu kao I u prethodnim modelima bodovanje vredi duplo. Sumiraju se bodovi po svakom od krieterijuma. Zavisno od težinskog faktora svakog kriterijuma ponaosob formira se konačno bodovanje ideja.

PODELI
Sledeći članakOKTOBERFEST