Ima mnogo boljih načina da upravljate zadacima svog tima nego na beleškama u sveskama i po samolepljivim papirićima.

Prva i najvažnija stvar u upravljanju zadacima je identifikovati i prikupiti sve zadatke na jedno mesto. Onda treba da dokučite koje je trajanje tih zadataka i koliko truda će biti potrebno uložiti u svaki, od samog početka do kraja.

Kada to pripremite, postoji pet nalina na koje možete poboljšati upravljanje zadacima:

  • Koristite specijalizovani softver
  • Napravite sistem/ proces/ smernice
  • Napravite prioritete
  • Postavite podsetnike i obaveštenja putem imejla
  • Ispratite sve do kraja

Ako imate u vidu ove korake možete imati više kontrole nad procesom i tokom zadataka vašeg tima, pratiti i paziti da sve bude na vreme, kao i reagovati blagovremeno ako neko kasni u odnosu na planirani raspored.

Postarajte sa da poradite sa svojim timom na identifikovanju svih zadataka na kojima će biti potrebno da rade, tako da sve što je zapisano po knjigama, sveskama, samolepljivim papirićima objedinite u jedinstvenu listu zadataka tj. akcioni plan projekta. Stavite im do znanja da ste uneli sve zadatke na kojima oni rade.

Takođe će biti potrbno da znate koliko sati je potrebno za svaki zadatak ponaosob, koliko je potrebno uložiti rada u svaki, koliko dugo će to trajati. Neki ljudi prate zadatke u skladu sa podrazumevanom radnom nedeljom od 4o ili 20 sati. Najbolje je podeliti ih do onog nivoa detalja koji najbolje odgovara vama i vašem timu tako da možete da sve ispratite.

Takođe će biti potrebno da zabeležite datum početka i datum završetka svih zadataka i dodelite resurse koji će biti odgovorni za obavljanje svakog zadatka.

Što se tiče saveta, najbolje bi bilo da od alata za upravljanje koristite specijalizovani softver. Na taj način će biti jednostavnije za vaše članove tima da unose zadatke na kojima rade. Takođe mogu i da se vrate i unesu još neki zadatak koji im može pasti na pamet kasnije ili se ispostavi da je potrebno uraditi još nešto što prvobitno nije predviđeno.

Najbolje bi bilo da napravite sistem, proces i smernice za upravljanje zadacima. Objasnite im koji proces je potrebno da prate kako si izvrčili te zadatke i da vas neizostavno obaveste ukoliko dođe do zastoja – koji je proces eskalacije i kako treba da se postave.

Potrebno je da imate neki sistem po kome ćete prioritizovati zadatke. Neki ljudi identifikuju prioritete po sistemu dodeljivanja rednih brojeva od 1 do 10. Neki ljudi koriste sistem označavanja – visok/ srednji/ nizak. Neki jednostavno razvrstaju na zadatke koji su od ključne važnosti i one koji nisu.

Postavljanje podsetnikai imejl obaveštenja je takođe važno, tako da vi i vaš tim znate koje zadatke je uskoro potrebno dovršiti ili čak koji su u zastoju ili koji nisu dovršeni na vreme.

Najzad, neophodno je da sve ispratite do kraja i pozabavite se time da se svaki zadatak dovrši.