Šta je akcioni plan? U najširem smislu, to je nacrt za ostvarivanje strategije ili skup aktivnosti. Konkretnije, u upravljanju projektima, to je dokument u kome se navodi lista neophodnih koraka kojima se postiže određeni cilj. Bolje rečeno, akcioni plan razjašnjava koji resursi će vam biti neophodni da dostignete taj cilj, sastoji se od vremenske linije na kojoj su raspoređeni zadaci i određuje koji članovi tima će vam biti potrebni da se to sve uradi.

Lako je uočiti dobre strane sastavljanja akcionog plana: kada imate nacrt u kom pravcu idete i koji resursi su neophodni da dostignete svoj zadati projektni cilj. Ako imate sve ovo prikupljeno u jedinstvenom dokumentu, možete lakše i sa više uspeha da planirate kako da sve to ostvarite.

Često se dešava da se ljudi zbune različitom terminologijom kada treba da isplaniraju projekte, ali reč akcija je nešto što svako moze da razume.

Osnove sastavljanja akcionog plana za bilo koji projekat navedene su u nastavku, pod eljenu četiri jednostavna koraka.

Korak 1

Napravite jednostavni šablon (templejt) kako biste prikupili zadatke, rokove i zaduženja. Na ovom mestu biće sve što je vezano za zadatke koji se odnose na vaš akcioni plan tako da su objedinjene sve najvažnije informacije.

Korak 2

Koristite neki alat kako biste pratili tok zadataka . To može biti i najobičniji list papira ili digitalni obrazac u nekom programu, a dostupni su i mnogi napredniji programi, kao softver za upravljanje zadacima, najbolje je da istražite i vidite šta najviše odgovara za vaš plan projekta.

Korak 3

Pokažite svima sa kojim alatom radite tako da i oni mogu da ga koriste. Potrudite se da naučite sve u timu kako vaš program funkcioniše. Bio da je to sastanak sa objašnjenjem procesa ili ozbiljnije struktuirana obuka, najbolje je da svi ovladaju sposobnostima korišćenja odabranog alata pre nego što uopšte krenete sa radom na projektu.

Korak 4

Postavite podsetnike koje će vam poslužiti da budete efektivniji. Automatizujte većinu zadataka tako da imate više vremena da sarađujete sa timom i upravljate. Podsetnici su sjajan način da držite na oku kako projekat napreduje a da ne morate da se samo time bavite i zanemarujete druge dužnosti.

Podsetnici se mogu koristiti da vas obaveste o promenama u zadacima ili vam ukažu ako je dodat neki nov, a takođe postoji i konstantna potreba da se zadacima upravlja sve bolje i bolje. Tako možete pratiti i ostvarenje neke ključne faze u toku projekta. Najzad, podsetnici mogu da vam posluže i kao beleška na osnovu koje ćete timu davati povratne informacije, pohvale itd.

Jednom kada napravite akcioni plan, kako ga koristiti da biste vaš projekat vodili uspešno? Neki od ovih saveta vam mogu biti od pomoći:

  • Fokusirajte se na prioritete i ono što treba završiti trenutno
  • Označite zadatke kada su završeni
  • Svaki od zadataka dodelite nekoj osobi
  • Razgovarajte o zadacima koji su na čekanju i na kojima se upravo radi

Sastavljanje plana je tek prvi deo upravljanja projektom. Zapamtite, to nije nešto što ćete napisati i zaboraviti, već živi dokument koji treba pratiti kroz tok celog projekta.