Ako ste kao i većina ljudi verovatno je da imate stalnu listu od oko 15 do 20 stavki koje konstantno žonglirate, bilo da su vezane za vaš posao ili vaš privatni život. Zanimljivo je da su neki ljudi eksperti u delegiranju zadataka, ali možda nisu tako vešti sa sopstvenim listama zadataka.

Većina ljudi se ovih dana okreće tehnologiji kako bi izlašli na kraj sa svim tim zadacima. Postoji pregršt aplikacija za upravljanje zadacima. Onlajn alati su postali tako intuitivni i jednostavni za korišćenje, tako da bismo svi kolektivno mogli biti bolje organizovani nego ikada.

Čak i za najjednostavniji zadatak potrebno je postaviti neku strukturu, jer bi vaša lista, ma koliko jednostavna, mogla da ima uticaja na nekog drugog, pogotovo na poslu. U nastavku je nekoliko predloga koji bi vam mogli biti od pomoći da odredite prioritete na toj listi bilo da ćete je čuvati onlajn ili zapisati na ruci.

Treba da prioritizujete i najjednostavnije liste

Prioritizujte. To je korak broj jedan. To radite kada upravljate svojim kompleksnim projektima na poslu, i tako funkcioniše na makro nivou, pa ima smisla da će se s jednakim uspehom primeniti i na mikro nivou. Niko ne zna bolje od vas kojim stavkama sa vaše liste zadataka je potrebna momentalna pažnja a koje najverovatnije možete bez brige da ostavite za kasnije.

Evo jednog jednostavnog načina da prioritizujete. Počnite od aktivnih stavki na svojoj listi (što podrazumeva da ste već odbacili one za koje smatrate da nije neophodno da ostanu na spisku). Pregledajte ovu listu i na brzinu odredite za svaku prioritet zapisujući 1, 2 ili 3 pored svake stavke. Ovi brojevi se dodeljuju prema sledećim kriterijumima:

Prioritet 1.

Ova oznaka je rezervisana za sve stavke koje su od esencijalne važnosti i moraju biti dovršeni u određenom roku. Sada kada ste odredili zadatke koji treba da vam najpre budu na oku, bitno utiču na druge i imaju zadate rokove, teško će se desiti da vam ispadnu iz vida. Ovo su za vas najvažniji zadaci, očigledno, jer kod njih ne sme biti grešaka i moraju se obaviti tačno na vreme.

Na primer, to su stavke kao što je priprema za satanak na kome ćete nešto predstavljati ili rezervacije za putni aranžman za koje je nophodno da ih napravite do određenog roka kako biste iskoristili popuste. Sa ovakvim stavkama nema fleksibilnosti. One su diktirane vremenom i morate brzo reagovati te im upravo iz toga razloga dajete odrednicu prioritet broj 1.

Postoji još jedna vrsta stavki kojima treba dodeliti prioritet 1, a to su zadaci koje je potrebno da završite da bi neko drugi mogao da nakon toga počne rad na svojim zadacima. Možda član tima čeka na izveštaj od vas jer će to biti sastavni deo njegovog izveštaja menadžmentu. Ukolko ne skinete taj izveštaj sa svoje liste obaveza napravićete efekat domina koji će zatim ugoziti vaš projekat.

Prioritet 2.

Verovatno ste do sada ovo već shvatili: ovo su stavke koje su važne ali za njih ima dovoljno fleksibilnosti pa nije neophodno odmah im posvetiti pažnju. Treba ih odraditi, naravno, ali rok nije čvrsto određen.

Možda ste razmišljali o novom pravcu u vašem odeljenju, izmeni procedura da ih učinite efikasnijim. Ove izmene su bitne, ali nisu od krucijalne važnosti za ukupan tok projekta, tako da mogu da se obave i u pozadini. Želite da implementirate ove promene, ali ako ih ne uradite odmah, to neće podriti vaše projekte. Iz tog razloga im dajete prioritet 2 na svojoj listi zadataka.

Pazite se ove začkoljice: nemojte zanemarivati stavke sa prioritetom 2. To jest, činite sebi medveđu uslugu ako stalno gurate te stavke ka dnu vaše liste. Njima ćete se pozabaviti sledeće nedelje, pa se to prenosi iz nedelje u nedelju i pre nego što shvatite šta se dešava one se zagube na repu kolone. Doći će vreme kada rok više nije tako fleksibilan i moraćete više pažnje da posvetite ovim zadacima sa prioritetom 2. U tom trenutku oni postaju prioritet broj 1.

Sve u svemu – pregledajte ih s vremena na vreme i kada imate praznog hoda, radite na njima.

Prioritet 3.

Stavke označene pod prioritetom 3 nisu uslovljene ni datumom niti su od velike važnosti. Možda se zapitate zašto su uopšte na vašoj listi. To je jako bitno pitanje. Potrebno je da ogovorite na njega pre nego što počnete da razmišljate o obavljanju zadataka sa ovim prioritetom.

Razmišljajte o njima kao o sređivanju izveštaja tako da neka kolona bude lakša za pregledanje. Da, teško je čak i razmisliti o svim stavkama koje bi mogle da se podvedu pod ovu kategoriju. Još jednom, prioritet 3 znači da nema čvrsto određenog roka ili jako velike važnosti. To je gotovo slično nečemu što ne želite da izbrišete i ne želite da ga se rešite ali ne znate baš tačno zašto.

Nakon što probate ovaj metod, primetićete da se vaše stavke raspoređuju tako da većina njih spada u sredinu kao prioritet 2 dok je prioriteta 1 i 3 znatno manje. Možete neke od važnijih sa prioritetom 2 pomeriti na prioritet 1 kako biste izbalansirali listu zadataka.

A šta sa prioritetom 3? Najbolje da probate da ih ignorišete i vidite šta će se desiti. Verovatno će se njihov značaj pokazati vremenom. Uzmite kao primer zaposlenog koji provodi tri pa i četiri sata svakog četvrtka ujutro sastavljajući izveštaj koji se šalje na tridesetak ljudi.Taj zaposleni ne podnosi ovaj zadatak ali je ipak dodeljen njemu.

Onda se taj zaposleni jedne nedelje razboli i niko ne napravi niti pošalje izveštaj, a to niko uopšte ni ne primeti. Niko se ne raspituje gde je. Izveštaj se ne pošalje ni sledeće nedelje. Ponovo isto. Nije ni bitno. To znači da ovaj izveštaj niko ni ne čita i najverovatnije ga izbrišu čim stigne na imejl. Ovako, ako mu traže, zaposleni uvek može po potrebi da napravi taj izveštaj, ali ako jednostavno preskoči ovaj zadatak sa prioritetom 3, on će na taj način osloboditi sebi nekoliko sati tokom nedelje da radi na nečemu što je mnogo važnije.

Najzad, ne zaboravite da s vremena na vreme pregledate i preradite svoju listu svakoga dana. Prioriteti se menjaju i treba da budete svesni toga i tako se postavite. Ako ovo budete radili, ostaćete u toku sa onim što je važno.