Lako je kriviti zaposlene kada se probije neki tesan rok. Ali ako se ovo stalno dešava, problem je možda u tome kako su njihovi rokovi ili zadaci struktuirani. Zaposleni mogu da daju najbolje od sebe jedino ako imaju organizovano okruženje koje im daje podršku da obave svoj posao.

Iako uvek postoji neko ko namerno odugovlači, većina zaposlenih želi da uradi sve u roku i obavi dobar posao. Ukoliko imaju na raspolaganju odgovarajuće alate i sredstva, često prevazilaze očekivanja. Ako dobro razumete šta dovodi do toga da članovi tima ne stižu rokove, možete promeniti dinamiku radnog okruženja i trasirati put vašeg tima ka uspehu.

1. Nejasni rokovi

Problem: Ima dana kada vaš tim jedva čeka da vredno radi i čak ostane do kasno kako bi stigli neki rok. Problem je ako nemaju predstavu o tome kada projekat treba da se završi. Ukoliko vođa nije jasno stavio do znanja koji je rok zacrtan, nije moguće da će ga tim ispoštovati.

Rešenje: Najjednostavniji način da se reši ovaj problem je da koristite jedinstveni plan u nekom od dostupnih softverskih rešenja, ili u dokumentu, kako biste jasno definisali rokove. Da bi to bilo efikasno, rokovi takođe moraju biti dostižni. Krupne ciljeve podelite na manje delove.

Zadatke možete podeliti među članovima tima i postaviti rok za kompletan projekat. Zatim, razbijte krupne rokove na manje jedinice posla koje se jednostavnije obavljaju. Potrebno je da objasnite svom timu celu vremensku liniju na koju ste složili zadatke. Ukoliko često pregledavate i revidirate dokle je ko stigao i šta je gotovo, svi će jasno razumeti šta tačno treba da urade i u kom roku je neophodno da završe.

2. Moraju se znati posledice

Problem: Kada tim po prvi put probije neki rok, svi se boje da će šef biti nezadovoljan. Ako se ništa ne dogodi, oni brzo shvate da mogu da se opuste i propuštaju rokove kad god im to padne na pamet. Ukoliko ne postoji posledica za podbacivanje, ima ljudi koji nikada neće odraditi posao najbolje što mogu.

Rešenje: Mnogi šefovi zaboravljaju važnost odgovornosti. Kada radite sa odraslima, pretpostavljate da svi oko vas razumeju da treba da obave svoj deo kako bi zadržali posao ili u budućnosti dobili unapređenje. Na žalost, postoji mnogo timskih projekata koji se raspadnu upravo zato što niko nije pozvan na odgovornost za svoje postupke.

Ukoliko konstantno imate problema da postignete zadate rokove, vreme je da suočite svoj tim sa određenim posledicama. Kada članovi tima podbace u izvršavanju svojih zadataka, potrebno je da shvate da je njihovo ponašanje neprihvatljivo.

Ali ne zaboravite da nije fer udeljivati posledice ukoliko niste već unapred postavili očekivanja. Članovi tima moraju znati da nisu uspeli da ispune očekivanja pre nego što ih suočite sa posledicama. U suprotnom, osećaće se prezrivo i neće imati volje da ostanu deo tog tima.

Takođe, postarajte se da postoje i pozitivne “posledice” za one koji posao obave izuzetno ili prevaziđu sami sebe kako bi obavili sve dužnosti.

3. Dezorganizacija

Problem: Ostvariti sve u tesnom roku može biti teško čak i u najboljim mogućim okolnostima. Ako je tim dezorganizovan, onda ne mogu da isprate ko je šta uradio a koji zadaci još treba da se obave.

Rešenje: Vašem timu je potreban neki način da prate rokove i status napretka. Zadnje što želite je da više ljudi radi jednu istu stvar ili da ne radi niko uopšte. Stanje dezorganizovanosti je uobičajena greška u bilo kojoj industriji, ali može jako brzo da podrije ceo vaš projekat.

Da biste ostali organizovani, morate imati plan sa vremenskom linijom, a za to danas postoji mnogo rešenja, od besplatnih pa do ozbiljnih profesionalnih servisa. Ovaj plan je potrebno podeliti sa timom i redovno dopunjavati informacijama o progresu. To je jedini način da pratite rokove.

4. Problemi sa učinkom

Problem: Da bi tim funkcionisao kako treba, svako mora da odradi svoj deo. Ako jedna osoba zabušava to utiče na motivaciju svih ostalih. Ovakvi problemi mogu čak dovesti do urušavanja čitavog projekta.

Rešenje: Svi treba da razumeju šta je cilj i zašto je potrebno da ga ostvare. Ako članovi tima znaju odgovor na to zašto su rokovi važni i koliko je značajan njihov doprinos, verovatnije je da će prionuti na posao.

Kad god neko ne uradi svoj zadatak, zamislite se na trenutak i sagledajte situaciju. Da li ste uradili sve što je u vašoj moći da obezbedite timu sve što je potrebno za uspeh? Da li oni znaju zašto je njihova uloga bitna i nezaobilazna?

Nekada se čini nemogućim da neko u timu bude pretrpan količinom posla. Probajte s pitanjem kako možete da pomognete i dajte neke savete koje imate na osnovu sopstvenog iskustva. Ako zaista žele da daju sve od sebe, moguće je da ne uspevaju jer jednostavno nemaju veštine ili alate koji su im potrebni. Pružite konstruktivan fidbek, tako da blagovremeno budu pripremljeni da se uhvate u koštac sa zadacima. Možda neće moći odmah da nešto izvedu, ali mogu da nauče kako pod uslovom da im se pruži šansa.

5. Nerealni rokovi

Problem: Možete sarađivati sa najboljim timom na svetu. Ali ako je rok potpuno nerealan, ni oni neće imate šanse da ga dostignu. Nerealni rokovi usto mogu još da obeshrabre zaposlene da se uopšte upuste i pokušaju jer znaju da se to neće desiti koliko god se trudili.

Rešenje: Postoji razlika između onoga što se zove biti optimističan i nečega što je definitivno nemoguće. Kada se članovima tima postavi nemoguć cilj, mogu postati demotivisani i izgubiti volju za poslom. Na sledećem projektu neće imati poverenja da je bilo koji rok realističan zbog neslavnog iskustva na trenutnom projektu.

Najbolje što možete da uradite je da bolje odredite prioritete. Budite iskreni po pitanju toga koliko će vremena biti potrebno za svaki od koraka i razmislite da li postoji mogućnost da neki od njih započnete ranije. Ukoliko su vam procene vremena previše optimistične, ukupna vremenska linija će biti prekratka i nedovoljna.

Kada god radite sa brojnim članovima tima na velikom projektu, izlaženje na kraj sa svim fazama i različitim koracima često može biti mukotrpan poduhvat. Olakšajte sebi život tako što napravite dobar plan i odredite rok za svaki sitniji korak kao što je opisano u prethodnim taktikama.

Uzmite pitanje rokova u svoje ruke

Većina timskih igrača svim srcem želi da iz dana u dan doprinosi onako kako najbolje zna i ume. Kao vođa tima, vaš posao je da shvatite u čemu greše i kako da rešite taj problem. Postoji nekoliko uobičajenih razloga zašto zaposleni probijaju rokove, a mnoge od tih problema može da reši preduzimljivi vođa tima.

Počnite od sagledavanja vašeg projekta u celini i proverite da li su rokovi realistični. Zatim, dajte članovima tima jasna očekivanja i posavetujte ih kada je to potrebno. Ukoliko ne uspeju da ispune očekivanja koja su realistična, ispratite to odgovarajućim posledicama.