Šta je Početni sastanak?

Početni sastnak je prvo okupljanje koje održavate kao projektni tim.

U praksi, možete održati početni sastanak interno, samo za članove tima iz kompanije, a zatim još jedan sa klijentima, kada ste spremni da sa njima podelite informacije o projektu (to jest, ako imate klijenta). Ako je vaš projekat potpuno interni i ne sarađujete sa eksternim klijentom, biće potreban samo jedan sastanak.

Početni sastanak je izuzetno važan deo projekta. To je vaša šansa da postavite tok posla koji dolazi, počnete da gradite kulturu uspeha i, što je najvažnije, postavite zajedničke ciljeve.

Svrha Početnog sastanka

Ciljevi Početnog sastanka su:

• Postavite ton na koji način želite da se sastanak odvija

• Dogovorite osnovna pravila za način saradnje

I najvažnije:

• Predstaviti svima jasno i razumljivo šta projekat treba da isporuči – svi treba da imaju isto razumevanje zašto je potrebno obaviti sav taj posao.

Poenta okupljanja svih učesnika na jednom mestu jeste da svi treba da imaju zajednički pregled onoga što će se dalje događati i zašto. Vi gradite zajedničku viziju projekta i kreirate jasnu sliku krajnjeg rezultata.

Ljudi treba da na kraju sastanka znaju sledeće:

• Na čemu će tačno raditi (u najmanju ruku, široka slika. U ovom trenutku nećete imati detaljnu listu projektih zadataka)

• Zašto je projekat važan za poslovanje

• Šta se smatra uspehom – kako ćete znati kada ste isporučili ono na šta ste se obavezali.

Kada održati Početni sastanak

Početni sastanak je jedna od prvih stvari koje ćete uraditi tokom projekta. To je deo iniciranja projekta i vaša prilika da projekat postavite u dobrom pravcu, na pravi način od samog početka. Stoga bi trebalo da ga održite što je pre moguće.

Nekada može biti teško okupiti sve ljude, ali važno je da su vaši ključni resursi u mogućnosti da prisustvuju. Možete zakazati Početni sastanak čim se odobri Studija poslovanja (*Business Case u Srbiji ima raznolike nazive od kojih se svaki odnosi na vrlo specifičnu metodologiju procenjivanja potencijalnih poslovnih koristi), pa čak i ako morate da ga zakažete nekoliko nedelja unapred.

Onog trenutka kada Sponzor ima odobrenu svoju Studiju poslovanja, želi da se stvari pokrenu što pre. Kontaktiraće vas i zatražiti da se održi Početni sastanak. Bićete pod pritiskom da ga zakažete za sutra!

Obavestite ljude barem 48 sati unapred ili radije nedelju dana. Ovo i vama daje dovoljno vremena da se sastanete sa Sponzorom svog projekta i isplanirate kako ćete voditi sastanak.

Ako na sastanak pozivate i eksterne klijente, pobrinite se da imate potpisane ugovore. Ovde se ne radi o prodaji. To je prvi korak posvećivanja vremena i resursa da se posao obavi.

Učesnici početnog sastanka

Ko bi trebalo da se pojavi? Učesnici Početnog sastanka trebalo bi da budu:

• Vi, kao vođa projekta (očigledno). Vi ćete voditi i usmeravati sastanak

Sponzor projekta. U idealnom slučaju, on će dati kratak uvod na početku sastanka, objašnjavajući svoju viziju i krajnji rezultat na kome ćete svi raditi. Može odabrati da vodi tj. otvori i zatvori sastanak a vama prepusti da odradite većinu koordinacije toka sastanka. Nije previše važno ko će od vas preuzeti vođstvo; oba pristupa imaju svojih prednosti

Analitičar poslovanja, ukoliko vam je potreban u timu

Dobavljači – na primer, vođa projekta sa strane dobavljača. To bi trebalo da bude neko sa kim ćete raditi na isporučivanju projekta, dakle ne njihov prodavac ukoliko neće konkretno učestvovati u zadacima na projektu

Odgovorna osoba za proizvod, ukoliko vam je potrebna u timu

Predstavnik korisnika – to bi trebalo da bude neko iz odeljenja koje će prihvatiti izlazni rezultat projekta, ili predstavnik grupe koja će biti korisnik tog rezultata

• Bilo koji drugi stručnjaci za specifične oblasti ili vođe radnih grupa koje imaju jasan interes da urade deo posla ili oblikuju način rada u svom domenu.

Bolje je na sastanku imati previše ljudi nego da ih je nedovoljno, pa ako se dvoumite da li neko treba da prisustvuje, pozovite ga i dozvolite da sam odluči da li će doći.