Komunicirajte mnogo više nego što mislite da je potrebno

Ovo je dobar savet za komunikaciju uopšte – pogotovo u timovima gde je zastupljeno više generacija – ali je još bitnije kada radite na daljinu. Ako se pitate da li bi vaš kolega želeo da zna neku pojedinost, podelite je u svakom slučaju.

Lideri, recite članovima svog tima kako mogu da dođu do vas

Ako upravljate ljudima, budite jasni prema njima o bilo kojoj novoj ili različitoj komunikaciji i očekivanjima u pogledu produktivnosti sada kada radite na daljinu. Najvažnije je da svom timu kažete tačno kako želite da komuniciraju sa vama sada kada ne mogu tek tako da vam upadnu u kancelariju ili natrče na vas u hodniku. Treba li da koriste imejl, SMS, Instant čet, Skype, Slack, Zoom, WebEx? Nemojte pretpostavljati da će oni znati.

Recite svom timu kada treba da vam se obrate

Da li želite da vam se ljudi jave odmah ujutro? Pošalju dnevno ili nedeljno obaveštenje na čemu rade? Što više smernica i ograničenja im pružite, manje nesporazuma će se dešavati i posao se može obavljati po planu bez zastoja. Ovo je naročito važno ako vi i vaš tim radite u različitim vremenskim zonama.

Pobrinite se da pojasnite očekivanja svom timu

Povežite se sa ključnim kolegama na teme komunikacije, prioriteta radnih zadataka i merenja postignutog. Da li će se od svih očekivati da rade isti broj sati? Da li će se istovremeno raditi na svim projektima i planovima? Nemojte dopustiti da ljudi pretpostavljaju bilo šta što im nije jasno – odgovorite na sva pitanja.

Pratite napredovanje svojih projekata

Radnici na daljinu treba pogotovo da budu proaktivni i podsećaju kolege da prave pomake ka dugoročnijim ciljevima. Na primer, možete na kraju svakog dana poslati imejl sa lsitom projekata koji su tog dana ostvarili neki napredak.

Rešavajte otvorena pitanja brzo glasovnim pozivima

Imejl, SMS, čet poruka, i drugi pisani metodi komunikacije su podložni nesporazumima. Kada naslutite da se to dešava, ne oklevajte da se čujete i razrešite pitanja.

Što pre odgovarajte na mejlove, pozive i poruke

Imajte na umu da ljudi imaju bolji osećaj za vreme kada rade na daljinu. Bilo to fer ili ne, kolega bi mogao da smatra odgovor na mejl nakon četiri sata prevelikim odlaganjem ukoliko vas zamišlja kako sedite kod kuće ceo dan. Ako član tima previše insistira na momentalnim odgovorima, obavite direktan razgovor o očekivanjima i rokovima,

Nastavite sa navikama opuštenije komunikacije

Ako ste se do sada sretali sa kolegama lično pre sastanaka, isto to uradite pre nego što se priključite na grupnu konferencijski poziv sa svima, iako ste sada udaljeni. Ako obično ćaskate sa svojim asistentom rano ujutro, isto to nastavite uspomoć instant poruka. Čak i kada ste kod kuće, treba da potvrdite da ste dobili poruke i kontaktirate sa ljudima kada započinjete ili završavate svoh radni dan. Pokušajte da sledite iste rituale i navike da biste zadržali osećaj normale i negovali međuljudske odnose.

Organizujte svoj video kutak

Video konferencije su uobičajeno okupljalište za timove koji rade na daljinu. Postarajte se da imate profesionalnu ili jednoličnu pozadinu iza sebe i obucite se profesionalno (barem ono što će ljudi videti na ekranu). Proverite da li imate odgovarajuće osvetljenje i pristojan mikrofon. Većina slušalica koje dobijate uz telefon će vam poslužiti više nego dovoljno dobro.

Napravite sistem za deljenje dokumenata

Ako već do sad niste, sada je pravi trenutak da primenite Google Docs, Box ili Dropbox kao rešenja gde ćete deliti fajlove. Nemojte resejavati timske dokumente posvuda po mejlovima, različitim računarima i vašim ličnim folderima. Konsolidujte.

Alati i aplikacije za efikasan rad od kuće