Svrha sastanaka je napravi nešto zajednički i postići kolektivni cilj koji ne bi mogao biti ostvaren bez čitave grupe. Oni nisu platforma na kojoj će samo lider govoriti. Efektivni lideri znaju da moraju usmeravati sastanke umesto da dominiraju ukoliko žele da osoblje preuzima više odgovornosti, daje više ideja i više se uključuje. Evo kako možete postavljati pitanja za bolje sastanke.

Uloga lidera je da iskoristi raznolikost perspektiva i iskustava u prostoriji na pozitivan način i usmeri konverzaciju prigodnim pitanjima. Kada se ispravno koriste, pitanja mogu pokazati drugim ljudima u prostoriji da je lider zainteresovan za njihove tačke gledišta. Pitanja pozivaju članove tima da daju dublja objašnjenja ili da potpunije istraže teme. Takođe motivišu ljude da se uključe u razgovor.

Postoji mnogo metoda usmeravanja razgovora kako bi se ubdeilo, uticalo i pregovaralo putem pitanja. U nastavku je pet koja će načiniti vaše sastanke uspešnijim i angažovati učesnike.

1. Radoznala pitanja

Radoznalost se često navodi kao ključ inovacija. Eksperimentisnje i istraživačka pitanja su ključni pokretači rešavanja problema. Radoznala pitanja su sjajan alat za podsticanje inovacija, ali su potcenjena u pogledu mogućnosti da rešavaju konflikte. Kada ljudi osećaju da su pod pretnjom ili kritikom, prirodna rekacija je da postanu defanzivni. Radoznala pitanja su odličan način da ostanete ofanzivni i tražite podatke koji bi se mogli osporavati ili im suprotstaviti činjenice koje će pomeriti razgovor ili situaciju izvan tačke konflikta.

Na primer, nakon sastanka, ako dobijete fidbek da vas je neko doživeo kao agresivnog ili neprijateljski nastrojenog prema njemu dok je izlagao svoju tačku gledišta, prirodna tendencija mogla bi biti da kažete “Jednostavno sam takav. Nisam tako mislio”. Umesto toga, pokušajte da kažete “To me baš zanima. Šta ste to primetili o meni, što ste smatrali za agresivno ili nipodaštavajuće?”

U kontekstu sastanka lidera, mogli biste ih ohrabriti da svesno koriste radoznala pitanja, pogotovo kada se razgovori zaglave. Ukoliko timska diskusija postaje previše sužena ili fokusirana na samo jedan aspekt problema, ili možda postaje usredsređena na jedno rešenje ili pak orijentisana na problem, mogli biste svesno ubaciti izjavu ili pitanje koje je u vezi sa diskusjom ali vraća sve učesnike na dobar pravac.

2. Cirkularna pitanja

Ima mnogo situacija gde lideri žele da pitaju svoje zaposlene “Zašto si uradio to i to?” ili “Šta te je navelo da pomisliš to i to?” Ipak, zaposleni često neće biti kadri da odgovore. Možda ne znaju šta ih je motivisalo, oklevaju da otkriju ili se boje kazne ili osuđivanja. Cirkularna pitanja nude šansu liderima da uđu dublje u ljudske vrednosti, motivacije i pokretače a da pritom ne deluju preteće, već se oslanjaju na pitanja za bolje sastanke.

Uzmimo za primer dva lidera koji sarađuju na građevinskom projektu. Jelena primećuje da je sve veća verovatnoća da projekat ne stiže određene rokove, ali nema konkretne informacije o količini posla i potrebnom vremenu. Milan zazire od konflikata pa Jelena nije sigurna kako će reagovati na direktna pitanja.

Ona stoga počinje širokim pitanjem koje zvuči kao neobavezno ćaskanje i veštim pozivom na dijalog. Zatim je pokupila Milanove ključne rečenice ili reči i upotrebila ih da se udubi u sledeći sloj informacija. Pošto je prvo potvrdila ono što je Milan rekao, on se nije osećao kao da je na propitivanju.

Njena pitanja nikada nisu bila sučeljivačka. Umesto toga, uključila su i njega kada je koristila reči kao što su “mi”, “zajednički interes” i “u ovome smo zajedno”. Do kraja sastanka ona je stekla uvid u popriličnu količinu podataka o najverovatnijem uzroku odlaganja. Što je još važnije, ostvarila je partnerstvo sa Milanom.

3. Potvrđujuća pitanja

Potvrđujuća pitanja se koriste kako biste bili sigurni da ste razumeli ono što je rečeno ili da potvrdite da je podatak tačan. Ovo su često prilično izravna pitanja, poput “Da li sam u pravu da je zacrtani datum za zvršetak u januaru?” ili “Da li smo ostvarili ciljeve za mart?”. Ona služe očiglednoj ali važnoj informativnoj svrsi.

Pored toga, potvrđujuća pitanja su ključni način na koji lideri mogu pokazati empatiju za druge ljude u prostoriji. Pitanja lidera imaju moć da pokažu da oni slušaju, da cene stručnost drugih i da veruju informacijama koje dobijaju. Lideri sveznalice ne izgledaju uvek autoritativno. Često deluju kao da odbacuju sposobnosti ostatka grupe.

Potvrđujuća pitanja mogu izgraditi poverenje u timu. Dijalog pun poštovanja pomaže ljudima da se udruže i sarađuju jer se osećaju uključeno i cenjeno. Potvrđujuća pitanja mogu utirati put ka dubljim, kompleksnijim pitanima. Poverenje je nešto što lideri moraju graditi postepeno među svojim timovima, tako da u nekom trenutku članovi mogu da preispituju jedni druge, izlaze na kraj sa konfliktima ili se dogovaraju o ciljevima na pozitivan način.

4. Razjašnjavajuća pitanja

Verovatno znate za filozofa Sokrata. Filozofija, po svojoj prirodi, postavlja pitanja koja tragaju za značenjem i razumevanjem života. Sokratovsko ispitivanje, stoga, koristi pitanja tražeći značenje i razumevanje. Jedan od Sokratovih glavnih alata bila su razjašnjavajuća pitanja. Ona su korisna za određivanje namera osobe, istraživanje ideja i otkrivanje razloga.

Na primer, ako osoba na sastanku kaže nešto što nije sasvim jasno, efektivni lider će progovoriti kako bi postavio propratna pitanja koja otkrivaju pravo značenje te izjave. Ukoliko ste skloni ignorisanju ili previđanju nejasnih ideja ili koncepata, time otvarate mogućnost za konfuziju i konflikt u budućnosti.

Plus, nećete dopreti do punog potencijala svojih zaposlenih. Možda je neka ideja zaista inovativna, a njeno rasvetljavanje bi zaista pomoglo da procveta. Kada ljudi treba da razjasne svoje ideje, često nauče kako da ih potpunije istraže.

Kao lider, takođe možete koristiti Sokratovsko ispitivanje kako biste razumeli motivaciju neke osobe. Na primer, može se desiti da radite na projektu sa zaposlenim koji je pod pritiskom velike količine posla. Putem razjašnjavajućih pitanja ulazite u brige zaposlenog. Kada pitate šta obim posla znači za njih, otkrivate da su zabrinuti da kvalitet ne bude ugrožen. To je vredna informacija povodom koje možete nešto preduzeti.

5. Istražna pitanja

Istražno ispitivanje je nešto formalnija tehnika koja je korisna za udubljivanje u detalje, sagledavanje nedostataka u podacima, činjenicama, dokazima, uviđanje rupa u ukupnoj slici ili određenoj argumentaciji, testiranje hipoteza, izvlačenje kontradiktornosti zarad rešavanja, kritikovanje predrasuda i pretpostavki i istraživanje povezanosti među skupovima podataka ili idejama.

Istražno ispitivanje može biti jednostrano ili linearne forme i može delovati nalik na pitanja i odgovore (Q&A). Zatvorena i otvorena pitanja kojima se istražuju i potvrđuju ideje se koriste naporedo, obično u struktuiranim procesima. Na primer – istraga o nezgodi ili incidentu, testiranje proizvoda ili koncepta na pritisak ili planiranje događaja.

Primarno korišćenje istraživačkog ispitivanja je u pristupu provere i korekcije finalnih odluka kako bi se osiguralo da su svi ključni faktori ili aspekti pokriveni pre nego što se krene dalje. U dijalogu sa ljudima, ovaj pristup bi trebalo izbegavati osim ukoliko nije unapred komunicirano da je jasna namera da dijalog bude formalan i u obliku pitanje-odgovor.

Ako ste nekada imali onaj osećaj da je neko previše intenzivan ili prelazi preko vaših granica svojim pitanjima, moguće je da koristi istražni pristup u pogrešnom kontekstu. Ovaj pristup je za formalne situacije, ali ne za svakodnevne odnose u kojima gradimo poverenje. Lideri treba da prave jasnu razliku između ovo dvoje i više se oslanjaju na pitanja za bolje sastanke i konstruktivniju komunikaciju.

Pregovaranje: Kompromis kao najbolje rešenje?