Vođenje sastanaka sa kolegama na daljinu može biti veliki test, pogotovo ukoliko postoje komunikacione i kulturne razlike, da ne pominjemo logističku kompleksnost. U nastavku su navedene četiri taktike kako voditi virtuelne sastanke.

Ukoliko ste menadžer virtuelnih timova, ovi praktični saveti vam mogu pomoći da održavate svoje međunarodne timske sastanke po planu i okupirate pažnju učesnika tako da budu angažovani.

Rad na daljinu sve više postaje uobičajen a tehnologija čini sve lakšom saradnju sa bilo kog kraja sveta. Premda ovo omogućava multinacionalnim kompanijama da okupljaju globalne timove sa najrelevantnijim veštinama, to može biti veliki izazov u upravljanju za lidere.

U nastavku su četiri taktike koje mogu pojednostaviti proces i mogu vam poslužiti kao smernice kako voditi virtuelne sastanke.

1. Podstičite društvene konekcije

U zajedničkim radnim prostorijama kolege imaju neograničeni broj prilika da neobavezno ćaskaju. Ove neformalne konverzacije igraju suštinsku ulogu u izgradnji međuljudskih odnosa i poverenja izmešu saradnika, pa čak i povećanju produktivnosti.

Premda timovi u različitim kancelarijskim prostorima propuštaju ove neobavezne susrete, lideri i pored toga mogu napraviti ove momente u virtuelnoj postavci tako što svaki konferencijski ili video poziv započinju sa 5 do 10 minuta opuštenog razgovora.

Alternativno, svaka sesija bi mogla početi kratkom prezentacijom u kojoj član tima sa grupom podeli nešto o svojoj kulturi ili ličnom životu.

2. Neutrališite nejednakost u moći

Ukoliko se neki ogranak doživljava kao onaj koji nosi lavovski deo moći, bilo usled toga što ima najviše osoblja ili je sedište lidera, to može stvoriti osećaj kod ljudi iz drugih ogranaka kao da su građani drugog reda.

Kako bi dao reč svim učesnicima sastanka, lider mora tražiti od svih da unapred pripreme po nešto čime će doprineti, ili da očekuje da se mišljenje izrazi bar dva puta.

Rotacija uloga kao što su vođa sastanka, zapisničar i nadzornik vremena demonstrira da svi članovi tima doprinose uspehu sastanka.

Ukoliko su ogranci u različitim vremenskim zonama, alati za zakazivanje poput Time and Date mogu biti od pomoći da se pobrinete da vreme održavanja sastanka bude u skladu sa svim radnim vremenima. Ukoliko ovo nije moguće, pokušajte da naizmenično menjate vremena održavanja sastanaka, tako da ne bude uvek jedan ogranak taj koji izvlači deblji kraj.

3. Premostite kulturne podele

U nekim kulturama, postavljanje pitanja ili preispitivanje autoriteta se može doživeti kao proaktivno, dok je u drugima tabu.

Slično tome, zaposleni kome je dodeljen zadatak u jednoj zemlji bi mogao reći svom nadređenom da to može da izvede, što znači da se pouzda u svoje sposobnosti; negde drugde isti taj odgovor može značiti da je jednostavno voljan da pokuša.

Kako voditi virtuelne sastanke da bi se izbegli nesporazumi? Lideri treba da budu jasni povodom toga kako će se sastanci voditi – pokrivajući sve, od tačnosti i kreiranja agende, do upotrebe uređaja i očekivanog učešća.

Ukoliko, na primer, želite da održite brejnstorming sesiju sa grupom, dajte unapred svima do znanja da će se od njih očekivati da provedu nekolicinu minuta predstavljaući svoje perspektive i ideje.

Lideri takođe mogu osigurati da članovi tima budu na istoj talasnoj dužini kreiranjem kulture postavljanja pitanja. Na primer, ako se zaposleni složi sa nekom akcijom a vi želite da steknete utisak koliko je uveren da taj zadatak može dovršiti uspešno, mogli biste pitati da li mu je potrebna bilo kakva podrška ili možda očekuje neke izazove.

4. Upravljajte komunikacionim razlikama

Budući da se 55% bilo koje poruke prenosi putem neverbalnih elemenata kao što su izrazi lica i gestovi, najbolji način da podstaknete razumevanje tokom sastanaka je putem komunikacije licem u lice. Platforme za video konferencije kao što su Skype, Slack i Google Hangouts pomažu učesnicima sastanaka da uhvate sitne detalje koji doprinose da se konverzacija doživljava prirodno; takođe pokazuju da li ljudi prate tok.

Ukoliko članovi tima imaju različite nivoe poznavanja jezika koji se koristi na sastancima, podstaknite verziranije govornike da pojednostave svoje izlaganje, uspore, koriste manje idioma ili sleng termina i provere da li su ih ostali dobro razumeli.

Nakon sastanka, pošaljite svima sumirani zapisnik dogovorenih aktivnosti kako biste naglasili verbalne diskusije i sprečili bilo koji dugotrajniji nesporazum.

Lideri i timovi: Poslovanje u virtuelnom okruženju