Potraga za talentima ne poznaje granice. Kako organizacije pokušavaju da popune najvažnije uloge ljudima koji imaju odgovarajuće veštine, konstantno traže strategije za privlačenje i zadržavanje talenata. Jedan od načina na koje organizacije nadomeštaju nedostatak talenata je omogućavanjem članovima timova da žive i rade na daljinu, sa geografskih područja koje sami biraju. Voditi geografski udaljen tim je danas sve više potrebno, budući da je mnogo timova ili potpuno ili delimično udaljeno.

Premda ovo daje organizacijama dosta fleksibilnosti u njihovim praksama zapošljavanja, postoje takođe i određeni unikatni izazovi kada treba voditi geografski udaljen tim. U nastavku je nekoliko praksi kojih se drže lideri koji efektivno vode udaljene timove i ostvaruju usaglašenost među članovima timova.

1) Komunicirajte blagovremeno

Jedna od najvažnijih komponenti izgradnje uspešnog tima je blagovremena komunikacija. Ovo važi za timove bez obzira na to gde su njihovi članovi locirani. Značaj komunikacije se ne sme potceniti; timovi sa kojima često radimo ocenjuju komunikaciju kao svoj najveći izazov. Voditi geografski udaljen tim efikasno i efektivno, nameće da lideri i članovi tima treba da budu posvećeni redovnoj i blagovremenoj komunikaciji. Budući da je posao koji se obavlja u mnogim timovima izuzetno isprepletan, vreme na čekanju se može pojaviti između trenutka kada su poruke, zaduženja ili zahtevi poslati i kada na njih odgovori primalac.

Premda ljudi obično imaju dobre namere, priroda udaljenih timova može usloviti odlaganja u komunikaciji. U ulozi lidera je važno da dajete uzor u blagovremenoj komunikaciji i skrećete ljudima pažnju da se ovo očekivanje odnosi na svakoga. Imajte na umu da, ako se na nešto ne može odgovoriti odmah, ipak treba da uvažite poruku i razjasnite kada ćete biti u mogućnosti da date odgovor.

2) Budite fleksibilni i strpljivi

Voditi geografski udaljen tim zahteva dodatni stepen fleksibilnosti i strpljenja. Zapamtite, vaše akcije i ponašanja će postaviti osnov za ostatak tima, utičući na to kako sarađuju i odnose se jedni ka drugima. Evo nekih smernica koje treba da imate na umu:

  • Udaljeni članovi tima često imaju rasporede koji se razlikuju od rasporeda ostalih kolega.
  • Neki članovi tima mmogu biti angažovani sa punim, a neki na pola radnog vremena, što može uticati na mogućnost tima da komunicira, koordinira i održava odgovornosti.
  • Različite vremenske zone mogu podrazumevati da su neki pozivi ili video konferencije više ili manje prigodni za neke članove grupe.
  • Udaljeni timovi uglavnom jako zavise od tehnologije da kouniciraju i izvršavaju svoj posao – a nekada tehnologija izneveri. Kada nestane struje ili interneta, računari ne rade ili sistemi padnu, budite spremni da se prilagodite.

Imajući ovo u vidu, možete podstaći članove svog tima da:

  • Imaju određeno mesto posvećeno poslu.
  • Uspostave redovan radni raspored.
  • Razjasne radne rasporede sa svojim ukućanima kako bi umanjili distrakcije i prekide.
  • Budu spremni na probleme sa tehnologijom ili izazove koji se mogu pojaviti.
  • Shvate da su planovi i jasna komunikacija važni, ali stvari ne idu uvek glatko kao što je bila namera.

Možda ćete takođe zaključiti da pomaže ako postavite neka osnovna pravila za sastanke na daljinu tako da članovi tima mogu ostati fokusirani na relevantne teme i posao bude završen.

3) Uspostavite odgovornosti i pratite progres

Kada radite na daljinu, lako je izgubiti iz vida kako posao napreduje. Da biste ovo izbegli, uspostavite strukturu il proces dnevnog izveštavanja i novih vesti. Bilo da je reč o sažetku na kraju dana koji se šalje kao poruka putem kompanijskih kanala komunikacije ili vidljivih sistema koji prikazuju Ključne Indikatore Poslovanja i merenja, postarajte se da su očekivanja ka timovima jasna i dosledna. Ovo će vam, kao lideru, dati bolje razumevanje kako da prioritizujete svoje vreme, obavljate posao i obučavate članove tima. Merenja i izveštavanje eliminišu gubljenje vremena i pomažu da ljudi ostanu usklađeni sa ciljevima, te zadrže fokus i posvećenost ostvarivanju rezultata.

U nekim organizacijama, udaljeni članovi tima obajvljuju izveštaj na kraju svakoga dana i naznačavaju intenzitet svog obima posla koristeći jednostavan sistem označavanja bojama:

Zeleno– Lagan obim posla, dostupan da se preusmeri i pomogne drugima

Žuto– Zauzet, ograničeno vreme ili dostupnost da pomogne drugima

Crveno– Ima kratke rokove ili je preopterećen i potrebna mu je podrška drugih

Mehanizam izveštavanja koji najbolje funkcioniše za vašu situaciju je onaj koji će ljude držati odgovornima, usaglasiti trud pojedinih članova tima i pomoći vama da znate kako da obučavate i razvijate svoj tim tako da može da daje potrebne rezultate.

4) Podržavajte povezanost i jedinstvo tima

Udaljenim članovima tima često nedostaje emocionalna povezanost sa liderima i kolegama. Potrebno im je da osećaju da su deo tima i zajednice, čak i kada je to na daljinu. Ljudi u ovoj vrsti radnog okruženja se često osećaju izolovano. Izolacija je veliki problem kada pokušavate da izgradite tim sa visokim učinkom, zato lideri treba da omogućavaju prilike za druženje i povezanost. Evo nekoliko predloga:

  • Aktivno tražite ideje, reakcije i mišljenja od svih članova tima o važnim odlukama ili planovima.
  • Prepoznajte ključne trenutke za članove tima, kao što su rođendani, praznici ili drugi važni događaji. Ako  ne znate mnogo o tome ko su članovi vašeg tima izvan posla, to je znak da treba više da se potrudite da izgradite odnose poverenja i ličnu povezanost. Premda ovo zahteva vreme i trud, isto to važi i za zamenjivanje dobrih članova tima.
  • Isto kao što biste svratili pored kancelarija članova tima da se javite u tradicionalnom okruženju, isto tako se javite, pozdravite i porazgovarajte sa udaljenim članovima svog tima. Kada to radite, primenite raznolike pristupe – telefon, imejl, tekstualna poruka, čet itd.
  • Prepoznajte i proslavite dostignića – kako velika, tako i mala. Mnogi udaljeni timovi nisu efektivni u prigodnom proslavljanju timskog napretka i uspeha. Kao lider, pronađite načine da proslavljate “bolje”.
  • Ukoliko je moguće, rotirajte odgovornosti vođenja timskih sastanaka i video konferencija među članovima tima. Ovo smanjuje pritisak na vas i pruža prilike za razvoj za različite članove vašeg tima.
  • Distribuirajte i kaskadirajte informacije redovno. U ovom digitalnom svetu, informacije (dobre ili loše) se mogu širiti kao šumski požar. Postarajte se da ste ispred glasina i netačnih informacija deljenjem važnih novosti što je pre moguće. Takođe je bitno da ne izostavljate ljude koji treba da budu uključeni. Kada se ovo desi, oni obično saznaju putem drugih kanala i osećaju se još više izolovano. Biti predusretljiv i uviđavan ka drugima je ključ. Kada stvari krenu loše, otvoreno priznajte probleme i izrazite svoju posvećenost da se sledeči put ponesete bolje.

5) Okupite tim kad god ste u mogućnosti

U sve više virtuelnom svetu, lako nam se dogodi da se fokusiramo na svoje liste zadataka, projekte i neposredne obaveze i izgubimo emocionalnu povezanost koja je suštinska za uspeh tima. Gad god i gde god je to moguće, pokušajte da okupite svoj tim na istom mestu. Ovo daje članovima tima šansu da izgrade pozitivnu radnu kulturu i bolje razumevanje stila njihovih timskih partnera, što pomaže da se izgradi timska sinergija i poboljša vaša sposobnost da sarađujete.

Lideri ne razumeju uvek u potpunosti uticaj koji okupljanja licem u lice mogu imati na timove. Ovi sastanci grade zajednicu i omogućavaju da se reše krupniji poslovni problemi kojima je nemoguće pozabaviti se na daljinu. Iskoristite prilike da se okupljate što je više moguće, a kada to nije izvodljivo, budite naročito osetljivi na to kako možete da pomognete timu da uspostavi poverenje i ostvari jedinstvo.

Premda nije uvek isto voditi geografski udaljen tim jer će se dinamika razlikovati od jednog do drugog tima, lideri koji nose pozitivne liderske karakteristike i uvršćuju ove ideje u svoju redovnu praksu će biti kadri da svedu timske izazove na minimum i dovedu do maksimuma efektivnost svakog timskog igrača.

5 ključnih veština za virtuelne lidere