U savremenom poslovnom okruženju, radni sati su fleksibilni, zaposleni mogu raditi na daljinu, a telekonferencije su nezaobilazne. Kako voditi telekonferenciju na najbolji mogući način?

Telekonferencije su možda neophodne, ali često ih doživljavamo kao naporne. Da li će tehnologija funkcionisati tokom čitavog sastanka? Da li će oni koji se uključuju imati osećaj da zaista mogu da učestvuju? Kako onaj ko vodi konferenciju sprečava ljude da govore istovremeno? Uz planiranje i obraćanje pažnje na određene detalje, telekonferencija može biti efikasna i zaista korisna.

Profesionalci u SAD provedu u proseku 38 minuta na telekonferencijama, gde je 13 tih minuta protraćeno na bespotrebna prekidanja i distrakcije, prema istraživanju LoopUp Group, pružaoca softverskih usluga za sastanke sa sedištem u Londonu.

Ako je trećina svake telekonferencije protraćena, to je značajan skriveni trošak.

6 problema sa telekonferencijama

Česti nedostaci koji se javljaju prilikom telekonferencija uključuju:

  • Učesnici koji kasne
  • Učesnici koji nisu pročitali agendu
  • Vođa nije blagovremeno poslao jasnu agendu
  • Vođa ne vodi najbolje sastanak, dozvoljavajući učesnicima da pričaju istovremeno
  • Nedostatak pratećih aktivnosti nakon sastanka
  • Tehnologija ne funkcioniše

Ipak, sve se ovo može izbeći.

Može se dogoditi da po prvi put treba da vodite međunarodnu konferenciju. Možda ste već učestvovali na mnogim takvim događajima, ali do sada niste imali prilike da i sami budete vođa sastanka sa učesnicima iz različitih vremenskih zona. Kako voditi telekonferenciju podrazumeva biti dobro pripremljen kako bi se izvukao maksimum iz diskusija putem telefona.

Najbolja praksa: saveti kako voditi telekonferenciju

Pronađite vreme koje odgovara svima. Vreme koje odgovara vama može biti 2 ujutro za nekog drugog. Možda će biti neophodna dva sastanka. Možete koristiti onlajn alat za zakazivanje kao što je Doodle.

Pošaljite jasnu, detaljnu agendu. Agenda treba da sadrži cilj sastanka, smernice za učesnike i šta se od njih očekuje i druge ključne ishode sastanka koji se traže.

Poželite dobrodošlicu svakoj osobi, kako se ko pridružuje na liniji, predstavite se i recite ko je još pored vas već na vezi. Ovo će ujedno poslužiti da okupira pažnju svih i usmeri je na sastanak.

Dok čekate da svi pristignu, malo neobaveznog ćaskanja pomaže da se ostvari povezanost pre nego što se pređe na suštinu sastanka. Možda ste čuli vesti iz nečije zemlje – pitajte ih o tome, ili izrazite solidarnost. Ili možete razgovarati o vremenu. Jednostavno pokrenite diskusiju.

Zatražite od svake osobe da kaže svoje ime kada počne da govori i podsetite učesnike da ne prekidaju onoga ko priča – ovo izgleda još neuljudnije kada ne možete da vidite osobu koju prekidate.

Ukoliko je neko bio tih, pozovite ga poimence da iskaže svoje mišljenje. Nemojte pretpostavljati da ćutanje znači saglasnost. Ključni element uspešnog sastanka je postarati se da svako ima priliku da doprinese.

Na kraju diskusije, zahvalite se svima na učešću i pokušajte da zatvorite razgovor pozitivno. Ljudi su veoma zauzeti i vole da osete da se njihov doprinos ceni.

Rut Mekej, autor knjige “The 21st Century Workforce”, zagovara telekonferencije, radije nego video konferencije, za koje kaže da dodaju aspekt tehničkog rizika.

“Telekonferencije su neverovatan alat. Ne morate gledati ljude da biste imali efektivan sastanak. Video konferencija se može iznenada prekinuti i to je nezgodno ako imate važnu diskusiju sa klijentom”, kaže ona.

Mekej ima 55 agenata u svojoj kompaniji za prikupljanje fondova, koji svi rade od kuće.

“To agentima štedi jako mnogo vremena koje bi inače proveli u prevozu. Nije neuobičajeno da ljudi moraju da putuju i po dva sata odlazeći do kancelarije i nazad, a to je besmisleno”, kaže ona.

Mekej smatra da telekonferencijski sastanci treba da budu dobro isplanirani. Ona takođe najradije koristi besplatni softver Zoom.

Sistemi za telekonferencije

Mnogi ljudi rado koriste Zoom jer učesnici mogu govoriti samo jedan po jedan, dok su svi ostali isključenog mikrofona. Vođa može preuzimati pitanja jedno za drugim, korišćenjem atomatske zastavice, što čitavu sesiju čini mnogo efikasnijom.

Mekej kaže da je njeno osoblje angažovano i zadovoljno njenim poslovnim modelom, a 67% njih radi u kompaniji sedam godina i duže.

“Mnoge kompanije su zaglavljene u ovom modelu održavanja sastanaka licem u lice. Ali imam kolegu sa kojim svakodnevno razgovaram, a nikada se nismo sreli. Za nas, telekonferencije funkcionišu i naš visoki stepen zadržavanja zaposlenih to dokazuje”, kaže Mekej.

Kako da održite prezentaciju a da se ne raspadnete