Pre dve do tri decenije, prikupljanje podataka je bilo najveći izazov sa kojim su se biznisi suočavali. Lideri su želeli više informacija i mogućnosti pristupa. Sada se iste ove kompanije dave u podacima. Danas izazov predstavlja organizacija i tumačenje podataka.

Uz toliko insistiranja na prikupljanju i pristupanju podacima, lako je postati paralizovan informacijama sa kojima ne uspevate ništa da uradite. Sve to mora da se promeni. U nastavku je nekoliko saveta kako se može sprovesti organizacija i tumačenje podataka.

1. Uspostavite jasne ciljeve

Problem koji ima većina biznisa jeste nedostatak jasnosti. Nisu sigurni za šta prikupljaju podatke, što ograničava njihovu sposobnost da prikupljaju odgovarajuće podatke i primenjuju ih na način koji vodi do ostvarivanja rezultata.

Potreban vam je bolji pristup – onaj u kome je jasno Zašto. Na primer, da li je vaš cilj da inovirate svoj proizvod tako da bolje odgovara na potrebe vaših kupaca? Ili pokušavate da podignete efikasnost u vašoj organizaciji kako biste srezali troškove? Da li je cilj jačanje kulture radnog okruženja što bi vam omogućilo da privučete i zadržite najbolje talente?

Morate znati kako će ovo kreirati vrednost za vaše korisnike i za kompaniju. Direktori današnjice nemaju taj luksuz da lutaju po magli. Tržište to jednostavno ne dozvoljava. Zato sve treba da bude usredsređeno na razloge zašto korporacija želi to da sprovede.

Ovaj korak može zahtevati neko vreme. To nije nešto što možete odraditi površno ili u žurbi. Svi lideri i donosioci odluka u kompaniji treba da budu uključeni.

2. Razvijte organizacioni sistem

Na krajnje praktičnom nivou, potreban vam je plan za organizaciju podataka. A ovaj plan treba da bude vrlo detaljan – sve do princpa kako imenujete i organizujete datoteke. Evo nekoliko saveta koji vam mogu biti od pomoći:

Bez obzira na to gde se podaci čuvaju – na računarima, u oblaku, ili na specifičnoj softverskoj platformi – treba da imate hijerarhiju fascikli gde ćete uredno organizovati datoteke.

Precizno imenovanje datoteki i fascikli je ekstremno važno. Treba da postoji dokumentovani metod imenovanja datoteka i jednom kada se usmerite na taj metod, njega morate striktno pratiti. Greške u sprovođenju prave metode imenovanja otvaraju prostor da se datoteke izgube. Upotrebljiva metoda imenovanja je dosledna, smislena i omogućava da se podaci lako i intuitivno pronalaze.

Jako mnogo stresa koji se javlja prilikom rada sa podacima dolazi usled konfuzije oko toga šta je relevantno. Arhivirajte i brišite fajlove koji vam više nisu neophodni i to će olakšati posao vašim timovima.

Kada se kombinuje sa odgovarajućim krovnim ciljevima, detaljan sistem poput ovog vam može biti od pomoći da budete organizovani i izbegnete preopterećenost koja nastaje usled neurednih gomila podataka.

3. Koristite prave alate

Postoji jako mnogo različitih alata na tržištu koji obećavaju da će vam pomoći da organizujete i sistematizujete svoje podatke. Izazov je razlučiti način kako iskoristiti pravi alat za vaše potrebe.

Moraćete sami da procenite šta predstavlja pravi alat, ali trebalo bi barem da razmotrite intranet rešenje. Intranet, kao što je Happeo, služi kao centralizovani portal za skladištenje najrazličitijih informacija, uključujući obrasce, dokumente za onbording, beleške sa sastanaka, kompanijsku analitiku, polise ljudskih resursa, itd. A uz ugrađene kolaborativne alate je jednostavno sakupiti sve na jedno mesto.

4. Sprovedite upravljanje podacima

Upravljanje podacima je danas izuzetno važna stvar. Sve strožija regulativa podrazumeva da morate biti kristalno jasni koje podatke prikupljate, kako se oni koriste, te kako se skladište i na koji način im se pristupa.

Prikupljanje i čuvanje podataka, pogotovo ličnih podataka, podrazumeva ozbiljne zakonske obaveze. Stoga je od suštinskog značaja za svaku organizaciju da se bavi vlasništvom nad podacima, privatnošću i problemima bezbednosti u svojoj data strategiji. Ignorisanje ovih pitanja, ili neuspeh da se adresiraju kako treba, može dovesti do toga da podaci postanu veliki problem umesto velike prednosti.

Ako vam nedostaje internih resursa da adresirate upravljanje podacima, angažujte stručnjake koji vam mogu pomoći. Ovo nije nešto što možete sebi dozvoliti kao propust.

Nema savršenog sistema za prikupljanje i upravljanje podacima. Organizacija i tumačenje podataka je proces koji se konstantno razvija, redovno se razvijaju nove tehnologije i nemoguće je uključiti jedan sistem i postaviti ga na autopilot. Treba da evaluirate šta se događa, identifikujete šta funkcioniše, eliminišete ono što ne radi i kontinuirano pravite iteracije tokom vremena. Tako možete ukrotiti svoj haos od podataka i početi da tumačite informacije kojima raspolažete.

Kontrolne table poslovne inteligencije: 10 najboljih praksi