Bilo da ste ambiciozni preduzetnik koji piše biznis plan ili menadžer srednjeg nivoa koji sastavlja interni izveštaj, verovatno je da ste se već zapitali kako napisati sažetak. Čak i ako niste napisali niti jedan, verovatno ste ih pročitali nekoliko.

Ali šta je tačno sažetak, i što je još važnije – kako izgleda dobar pregledni rezime poslovnih dokumenata?

Šta je sažetak?

Sažetak je koncizan pregled ključnih ideja poslovnog dokumenta na jednoj stranici. Sažeci se koriste širom industrija u različitim poslovnim dokumentima, od pravnih brifinga i lansiranja proizvoda, do izveštaja marketinških istraživanja – a to je tek početak.

Možete koristiti sažetak u različitim situacijama, ali vaš cilj ostaje konzistentan: pružiti vašem čitaocu kratku i upečatljivu priču koja obuhvata glavne ideje i ciljeve dokumenta.

Zašto pišete sažetak?

Dva su ključna razloga zašto biste napisali sažetak kao uvodni tekst za bilo koji izveštaj, biznis plan, ili poduži dokument.

1: Potreban vam je prodajni pič

Sažetak čitaocima “prodaje” sadržaj dokumenta pre nego što ga pročitaju u celosti. Ljudi su zauzeti i nemaju vremena da čitaju izveštaj na 80 strana. Zato će čitalac koristiti samo sažetak koji sumira izveštaj za njega, ili će se odlučiti da pročita ceo izveštaj jer ga je sadržaj sažetka zainteresovao da nastave sa čitanjem.

2: Treba da naglasite suštinske ideje svog izveštaja

Sažetak će naterati vas, pisca, da izdvojite najsnažnije i kritičke ideje izveštaja. Korist ovog procesa izdvajanja je da ćete biti skloniji da poboljšate opštu jasnost dokumenta i posledično se fokusirate na pisanje sažetka. Znaćete da li dokument zapravo ostvaruje ono što je bila namera.

Dva ključna faktora koje morate uraditi kada razmatrate kako napisati sažetak efektivno

1: Krenite od čitaoca

Jedan od izazova pisanja efektivnog sažetka jeste da morate doneti zahtevne odluke u ime čitaoca o tome šta jeste, a šta nije važno uključiti. Da biste shvatili šta treba da uključite, morate krenuti od čitaoca. Postavite sebi sledeća pitanja:

Ko je čitalac?

Koji je njegov odnos prema ovom dokumentu? Da li je tražio ovaj izveštaj? Da li je investitor koji želi da vidi da li je vaš startap vredan podrške? Da li je to klijent koga konsultujete i želi da zna kako rešiti problem u lancu snabdevanja?

Šta već zna o ovom problemu, perspektivi ili temi? Koliko informisanja je potrebno da uključite u sažetak tako da čitalac može da razume ključna pitanja?

Šta će uraditi nakon što pročita sažetak? Da li će morati da donese određenu odluku? Da li postoji neka vrsta akcije koju će biti potrebno da preduzme?

2: Ispričajte upečatljivu priču

Očigledno je da su svi jako zauzeti. Ali samo zato što ste redukovali izveštaj od 80 strana na jednu stranu ne znači da će ta jedna strana biti pročitana.

Kako bi vaš čitalac znao šta treba da radi, ili da biste ga ubedili da pročita izveštaj od 80 strana, morate ispričati upečatljivu priču ključnih delova dokumenta. Postoji mnogo načina da se ispriča ova priča, ali želite da napravite narativ koji ima eksplicitnu strukturu u kojoj se prepliće nekoliko suštinskih elemenata:

  • Koja je priča u pozadini ovog izveštaja?
  • Šta je problem i šta je rešenje?
  • Koji ključni igrači su involvirani?
  • Koje su implikacije različitih rešenja?

Još jedan način kako možete pretvoriti svoj sažetak u priču jeste da ga posmatrate kao filmski trejler, što preporučuje stručnjak za poslovno pisanje Džoš Bernov. Sažetak bi trebalo da bude uzbudljiv i provokativan.

Prema Bernovu:

“Svaki dokument sadrži interesantne stvari – kul zaključke, fascinantne statistike, prosvetljujuće metafore, direktne primere”.

Sjajan sažetak, primećuje Bernov, pruža čitaocu kritičke, poučne informacije.

Plan u 3 koraka: Kako napisati sažetak efektivno

Što je sažetak jednostavniji, verovatnije je da će biti pročitan, zapamćen i shvaćen. Ključan način da svoj sažetak načinite jednostavnim i čitljivim jeste da koristite plan koji je lako pratiti: problem – rešenje – korist.

U nastavku navodimo primere ovog jednostavnog plana u akciji koristeći hipotetički konsultantski projekat za klijenta koga ćemo nazvati Iconix. Ovaj hipotetički projekat zahteva da konsultant analizira klijentovu organizacionu kulturu i komunikaciju. Klijent želi da zna:

  • Zašto izgleda kao da članovi tima nisu bili informisani o ključnim kompanijskim inicijativama i novostima?
  • Zašto jedan od timova ne zna šta rade ostali timovi?

Konsultant je zatim sproveo projekat i pružio klijentu izveštaj na 45 strana sa detaljnim zaključcima i preporukama.

U nastavku je kraća verzija onoga što bi sažetak zaista bio u ovom hipotetičkom projektu.

Korak 1: Problem

Iconix je firma koja rapidno raste i radi u sektoru koji ukršta veštačku inteligenciju i inženjering. Kako klijent primećuje, jedan od ključnih izazova rapidnog rasta je održavanje koherentne kompanijske kulture gde su svi članovi timova informisani i usaglašeni u pogledu kompanijskih ciljeva. Zadatak je shvatiti zašto Iconix članovi tima nisu bili svesni na čemu su druga odeljenja radila.

Konsultanti su identifikovali dva ključna problema kao rezultat sprovođenja 50 intervjua i prikupljanja 300 anketa tokom perioda od 6 meseci:

Tek nekoliko članova tima se oseća obaveznim da pročita bilo koju internu komunikaciju. Manje od 10% članova tima je pročitalo bilo šta od interne komunikacije poslate od strane menadžmenta. Jedan član tima je izjavio: “Ne čitam mejlove jer su obično previše dugački ili jednostavno nisu relevantni u odnosu na bilo šta što ja radim“.

Jedva nekoliko članova tima nalazi bilo kakvu vrednost u tome da zna šta rade ostali timovi. Svega 7% je izjavilo kako doživljavaju kao važno da znaju na čemu rade drugi timovi. Softverski inženjer je primetio: “Ne vidim kako mi saznanje da marketing pokreće novu kampanju na društvenim medijima pomaže na bilo koji način“.

Korak 2: Rešenje

Konsultanti su razvili tri rešenja za adresiranje prethodno pomenutih problema.

Prvo, Iconix bi trebalo da transformiše svoju strategiju internih komunikacija. Smatraju kako bi ta strategija mogla biti više orijentisana na korisnike; tačnije, kako bi Iconix trebalo da usvoji alate poput Blink, Energage, i Espresa koji povećavaju angažovanost učesnika putem platformi nalik na društvene medije.

Drugo, Iconix bi trebalo da razvije “priče o uspesima” koje objavljuju kako su kros-funkcionalni timovi sarađivali zajednički i naglašavaju pozitivan uticaj takvih saradnji.

Najzad, menadžment bi mogao uvećati efektivnost internih komunikacija na dva načina:

    • Češće i nedvosmislenije izražavati podršku internim komunikacijama
    • Pružiti više prilika za dvosmernu komunikaciju između lidera i članova timova.

Korak 3: Korist

Kako bi Iconix izgledao ako bi ova rešenja bila primenjena? Najvažniji rezultat je ono što zovemo korist “više od zbira svojih delova”, ili “1+1=3”. Očigledno je da je kompanijska kultura kritičan faktor za njen uspeh: kultura oblikuje rast i učinak na veoma značajne načine. Ipak, kreiranje pozitivne kompanijske kulture nije lako, i ne znači rastavljanje kulture na različite delove kako bismo ih razumeli. Ima alhemije u kulturi, i verujemo da će integrisanje ovih rešenja kreirati novu hemiju za Iconix.

Kako napisati sažetak može biti značajno za vas

Kao što smo uvideli, kako napisati sažetak efektivno podrazumeva orijentisanost na čitaoca kao centar i pričanje upečatljive priče. Ono što radi naš uzorak sažetka jeste da priča upečatljivu priču o rastu Iconixa i kako je taj rast razotkrio probleme komunikacije i kulture.

Sažetak identifikuje ključne probleme, nudi rešenja za te probleme, a zatim artikuliše koristi tih rešenja; ova tri elementa pomažu klijentu da razume o čemu izveštaj govori i koje vrste aktivnosti bi klijent mogao da preduzme. Odgovarajući na potrebe klijenta (čitaoca), sažetak ispunjava svoju svrhu na suštinski, relevantan način.

Sažeci su kritičan deo bilo kog poslovnog izveštaja, a čini se da su možda još važniji u današnjem radnom okruženju koje je sve više u stisci sa vremenom.

Premda većina ljudi smatra kako napisati sažetak podrazumeva relativno koncizan pregled glavnih ideja izveštaja, realnost je da bi izuzetan sažetak trebalo da bude mnogo više – tačnije, trebalo bi da bude ubedljiva priča o vašim idejama.

Kako voditi prezentaciju: Prestanite da čitate sa slajdova