Da li vam se dešava da stignete do kraja dana i shvatite da ste ispunili svoje najhitnije rokove ali niste postigli ništa od onoga što vam je fundamentalno važno? Niste usamljeni. U nizu studija koje su nedavno objavljene u okviru Journal of Consumer Research, ljudi su obično birali da dovrše zadatke koji su podrazumevali jako kratke rokove, čak i u situacijama u kojima su zadaci sa manje hitnim rokovima bili podjednako laki, a obećavali su veću nagradu. Potpuno je prirodno želeti da precrtate oročene zadatke i skinete ih sa svoje mentalne liste za uraditi, ali dajte prioritet važnim stvarima.

Pradoks sa kojim se mnogi ljudi suočavaju jeste da je manje verovatno da naši najsmisleniji zadaci imaju zadate rokove nego što je to slučaj sa zadacima koji su relativno manje važni. Vaši bitni prioriteti bi se mogli odnositi na:

  • delovanje u skladu sa vašim vrednostima (na primer, volontirati ili provoditi više vremena sa svojom decom)
  • ostvarivanje javnog priznanja (dobiti poziv da učestvujete na panel diskusijama ili napisati knjigu)
  • unapređivanje suštinskih veština (unaprediti voje znanje statistike ili naučiti novi jezik)
  • prevencija katastrofa (zakazivanje godišnjeg pregleda kod lekara ili pravljenje protokola kriznog menadžmenta za vaše poslovanje)

Ako ste nalik većini ljudi, ovi prioriteti skliznu u pozadinu vašeg uma dok radite na zadacima od manje važnosti koji su vremenski ograničeni, kao što je zakazivanje hotelske sobe, čišćenje vašeg inboksa ili pisanje mesečnog biltena sa novostima.

Dakle, šta možete da uradite? Za vas smo sastavili listu praktičnih strategija i saveta, ali znajte da ni jedan od ovih predloga neće dovesti do toga da pravite savršene izbore. Stremiti savršenstvu je upravo ono što dovodi dotle da se ljudi zaglave. Umesto toga, dajte prioritet važnim stvarima i primenite strategije koje će vas postepeno pomerati u željenom pravcu, a ne zahtevaju mnogo truda.

Zakažite važne zadatke i dajte sebi više vremena nego što vam je potrebno

Istraživanje pokazuje kako zakazivanje kada i gde ćete nešto raditi dovodi do toga da je daleko verovatnije da ćete taj zadatak zaista i obaviti.

Za veoma važne zadatke i one koje ste dugo zanemarivali, dobra je strategija na jednom određenom zadatku raditi čitav dan.

Nepoznati ali važni zadaci često imaju sopstvenu krivu učenja zbog koje je teško predvideti koliko će vam vremena biti potrebno da ih dovršite. Rad na njima se često doživljava kao nespretan pre nego kao efikasan, što je još jedan faktor zašto ih ne radimo. Zato strategija u kojoj sebi dajete čitav dan, čak i kada se to čini preterano, može biti korisna u ovim slučajevima.

Da ne biste odlagali važnu brigu o sebi, pokušajte da odredite poseban termin jednom nedeljno koji vam je dostupam da obavite privatni sastanak tokom radnog vremena, ako se za to ukaže potreba. To vam može biti od pomoći da se pobrinete da se vaši eventualni medicinski problemi ispitaju blagovremeno. Većinom sedmica, ovaj termin će ostati neiskorišćen, ali ostavite ga u kalendaru za slučaj kada se potreba ukaže.

Izolujte elemente važnih zadataka koji imaju najveći uticaj

Krupni zadaci često zahtevaju postepeno napredovanje. Ako po navici postavljate ciljeve koji su toliko krupni da završe na listi odloženih, pokušajte sledeće:

Kada razmatrate neki cilj, takođe razmislite i o njegovoj verziji koja je upola manja. Mentalno postavite svoju originalnu i upola manju verziju jednu do druge i sužavajte još više, sve dok vam se ne učini izvodljivom. Mogli biste dobiti cilj koji je jedna četvrtina, ili jedna destina onoga što ste u početku razmatrali, ali je mnogo izvodljiviji – jednom kada započnete, uvek možete nastavljati.

Predvidite osećanja anksioznosti i upravljajte njima

Mnogi važni zadaci obuhvataju tolerisanje razmišljanja o stvarima koje bi mogle poći po zlu, što uzrokuje anksioznost. Primerice, pisanje testamenta, ispitivanje kvržice na telu, planiranje nasleđivanja za vaše poslovanje, čitanje polisa osiguranja ili pravljenje tog plana za krizni menadžment.

Čak i kada zadaci ne podrazumevaju promišljanje o katastrofama, oni koji imaju potencijal da se jako isplate u budućnosti obično traže tolerisanje anksioznosti. Opšti primeri važnih ali potencijalno uznemiravajućih zadataka uključuju: razvijanje novih prijateljstava, obavljanje nečeg izazovnog po prvi put, traženje onog što želite, vođenje nezgodnih razgovora, suočavanje sa greškama i njihovo ispravljanje, kao i postepeni rad na zadacima koji traju mesecima i potrebno je da tolerišete promenljivo samopouzdanje i sumnju tokom projekta.

Gledano naširoko, raditi na važnim stvarima tipično zahteva da imate dobre veštine tolerisanja nelagodnih emocija. Čitanje dela pisaca koji su bolji od vas jeste korisno za unapređivanje vaših veština, ali potiče zavist i društveno poređenje. Uočavanje i imenovanje konkretnih emocija koje vaš doživljaj čine emocionalno izazovnim jeste elementarni, ali efektivni korak za smanjivanje tih emocija.

Bićete više kadri da idete za svojim ciljevima koji podrazumevaju izlazak iz psihološke zone komfora, ukoliko imate sjajne veštine za upravljanje svojim mislima i emocijama.

Provodite manje vremena na nevažnim zadacima

Nevažni zadaci imaju nezgodnu tendenciju da zauzimaju više vremena nego što bi trebalo. Na primer, mogli biste se odlučiti da sebe ograničite da napravite svoja tri najvažnija komentara na bilo koji deo posla koji je fundamentalno prihvatljiv, ili dajte sebi vremensko ograničenje koliko ćete dugo pisati beleške.

Imati strategije za donošenje bržih odluka takođe može biti od pomoći. Kada treba da doneste zahtevnu odluku, moglo bi biti bolje da doneste brzu odluku umesto savršene za koju je potrebno više vremena.

Dajte veći prioritet zadacima koji će smanjiti vaš broj hitnih, ali nevažnih zadataka

U savremenom životu, lako je upasti u zamku “previše sam zauzet jurenjem krava da bih podigao ogradu”. Vrste scenarija koje najpre želite da izbegnete jesu fiksiranje na iste probleme u nedogled ili ponavljanje davanja istih instrukcija. Kako biste prevazišli obrazac provođenja dana u “jurenju krava”, možete delegirati, automatizovati, grupisati manje zadatke, eliminisati zadatke, pojednostavljivati svoj tok posla ili praviti šeme za zadatke koji se ponavljaju. Potražite situacije u koje možete jednom uložiti vreme tako da postavite sisteme koji će vam štedeti vreme u budućnosti.

Jedna od efikasnijih strategija je i postavljanje prema “pijavicama odlučivanja” u vašem okruženju. Pijavice odlučivanja su ljudi u vašem životu koji odluke prepuštaju vama. Na primer, mogli biste zatražiti od nekog drugog da donese odluku, ali umesto da to uradi, osoba vam pošalje listu opcija koje treba da pregledate, vraćajući odgovornost ponovo na vas. Umesto da automatski odgovorite osobi, zatražite od nje da napravi jasnu preporuku.

Obratite pažnju šta vam pomaže da vidite i pratite širu sliku

Kada smo zadubljeni u detalje, teško je naći dovoljno mentalnog kapaciteta da sagledamo širu sliku. Obratite pažnju šta vam spontano pomaže da to uradite. Nešto što vam može pomoći je dobar pogled. Prizor planinskih vrhova, fotografije mora ili puteva vam mogu dati jasniju perspektivu za vašu putanju. Tabele takođe pomažu da uočite širu sliku. Koliko god vam ne prija da evidentirate svoje finansije, to pomaže da se zaustavite kada preti opanost da potrošite previše vremena na nevažne zadatke i pritom ne shvatite šta se dešava.

Još jedna stvar koja pomaže da ostanete fokusirani na svoje važne ciljeve jeste sastajanje sa kolegama koje viđate svakih šest meseci. U svakoj prilici to podrazumeva da jedno drugome ispričate šta je novo, na čemu ste radili i šta još pokušavate da izvedete. Slično tome, kada je reč o novcu, postoje savetnici koji objavljuju tekstove o ličnim finansijama koje možete čitati s vremena na vreme i pomoći će vam da ostanete u okvirima u kojima želite da budete.

Takođe vam može pomoći i ako pratite kako koristite svoje vreme, ali loša strana je da samo praćenje zahteva vreme i snagu volje. Možete koristiti neku od aplikacija (npr. RescueTime) kako biste bez napora pratili koliko vremena provodite na različitim sajtovima (uključujući i Gmail). Zatim možete baciti pogled svake nedelje na to kako vam ide.

Šta god da vam pomaže da sagledate širu sliku, nemojte to preskakati. Takođe, dajte sebi vremena nakon tih aktivnosti da shvatite kako ćete prevesti svoje zaključke u konkretne planove i aktivnosti.

Ako imate poteškoća sa postavljanjem prioriteta na važne umesto hitne zadatke, nemojte sebi previše zamerati. Količina rokova i odluka sa kojima se svakodnevno suočavamo u savremenom životu, u kombinaciji sa emocionalno (i kognitivno) zahtevnom prirodom mnogih važnih zadataka čini ovu borbu skoro pa univerzalnom. Dajte prioritet važnim stvarima u barem 50% slučajeva i možete to smatrati uspehom!

Svakodnevna strategija sve više dobija na vrednosti