COVID-19 je primorao mnoge ljude u novu normalnost rada na daljinu. Da bi ostali produktivni, važno je izgraditi mentalnu izdržljivost, ostati fleksibilan i prihvatiti pisani trag kako biste omogućili efektivan rad na daljinu.

Prvo, nakon zatvaranja poslovnih prostorija, pojavila se akutna tehnička kriza: Kako obezbediti 15 000 laptop računara za zaposlene koji rade od kuće? Kako zaštititi privatnost na daljinu? Kako se odbraniti od sajber napada kada je vaša kompanija najranjivija?

Kompanije koje su bile kadre da se snađu u ovim problemima su brzo uvidele da su se kompleksniji izazovi krili iza ugla.

“Događa se tektonski preokret koji ćemo svi morati da ispratimo dok prelazimo sa jedne vrste normalnosti u potpuno novu normalnost“, rekao je Kit Mek Kejmbridž, partner za organizacionu efektivnost u kompaniji Oliver Wyman.

Sa kolegom Polom Mi, rukovodiocem prakse sajber bezbednosti, Mek Kejmbridž je učestvovao u onlajn razgovoru koji je organizovala Revija MIT Sloan Management, na temu efektivnog rada na daljinu.

Održati produktivnost

Nakon što su politike stupile na snagu, većina kompanija je doživela značajan porast produktivnosti. Zaposleni nisu provodili vreme u prevozu, ni putovali, tako da su mogli da ulože dodatne sate u posao. Mesec dana kasnije, ovaj trend je počeo da opada, a produktivnost zaposlenih se smanjila.

Ovo ne bi trebalo da nas iznenađuje, kaže Mek Kejmbridž, imajući u vidu već otkrivenu vezu između stresa i učinka: Kada je na odgovarajućem nivou, stres može dovesti ljude do njihovog vrhunskog performansa. Ali previše stresa dovodi ljude u stanje distrakcije i beznađa.

“Kako ja to vidim, vrhovi u produktivnosti kojima smo svedočili u ranim fazama karantina mogu biti objašnjeni, jednim delom, adrenalinom usled kolektivne krize koja se javila na svim nivoima organizacija”, kaže Mek Kejmbridž. “Ali od trenutka kada je taj adrenalin napustio sistem, počinjemo da uočavamo veoma značajne padove u produktivnosti, ne samo među pojedincima, već i među timovima i organizacijama”.

Mek Kejmbridž sugeriše nekoliko koraka za izgradnju izdržljivosti i prevenciju premora:

Periodično promislite kako stojite sa time. Zapitajte se koliko produktivno i zdravo se osećate. Ako osećate abnormalne nivoe anksioznosti koja je vezana za posao, iznova uvedite zdravu osnovicu. Dodatno se naspavajte, izađite u šetnju, čitajte knjige ili slušajte muziku.

Praktikujte “promenu konteksta”. Mala, dnevna rutina koja simbolično završava posao može biti od pomoći da mentalno izađete iz radnog vremena.

Navigacija prema instrumentima

Mnogi lideri organizacija zavise od ličnih interakcija kako bi procenili puls kompanije. Mek Kejmbridž je govorio o jednom CEO koji mu se poverio: “Više ne mogu da osetim organizaciju”.

Mek Kejmbridž je uporedio ovu promenu sa zamračivanjem prozora na avionu i dalji let samo na osnovu instrumenata. U tom okruženju, dokumentacija je važnija nego ikada, a za to postoji nekoliko razloga. Prvo, pruža eksplicitan pisani trag u vreme kada je nadzor veoma težak. Drugo, dokumentacija omogućava rezervne planove.

“Ako su svari zapisane, onda postoji mogućnost da neko drugi pregleda dokumentaciju i shvati šta se dešava”, rekao je Mi. “Ove informacije nisu samo u glavama drugih pojedinaca”.

Slično tome, mnogi kanali tradicionalnog mentorstva i deljenja znanja su prekinuti radom na daljinu, a dokumentacija pomaže da se ti prekidi premoste.

Mi je takođe istakao potrebu da se upravlja rizikom trećih strana u današnjim okolnostima. Na primer, treba postaviti automatizovana obaveštenja kako bi kompanija dobila informaciju kada dobavljač koji je treća strana ima interni problem. Takođe je neophodno biti dobro upoznat sa partnerima dobavljača kako bi se hitni sličajevi mogli rešavati zajedničkim snagama.

Budite fleksibilni

Mek Kejmbridž je takođe podvukao ogromnu vrednost mentalne otvorenosti i agilnosti u današnje vreme. Pojedinci i kompanije moraju naglasiti obavezu učenja.

“U normalnim vremenima, težimo da dobijemo povraćaj na eksploataciju stvari u kojima smo zaista jako dobri jer su ti povrati izvesniji nego povrati na istraživanja”, rekao je Mek Kejmbridž. “Pa ipak, sada je sve nepredvidivo u pogledu toga kako će se tržišta razvijati i kako će organizacije predvoditi učinak i uspeh. Potrebno je da sve vreme učimo.”

Jedan način kako se može izaći na kraj sa ovom neizvesnošću jeste da organizacije sistematično počnu da posmatraju učinak u odnosu na ishode i uticaj, umesto u odnosu na polazna ulaganja i aktivnosti. Menadžeri, nakon što su bili veoma jasni po pitanju svojih namera, treba da dozvole timovima da rade kako god i kad god im to najbolje odgovara kako bi ostvarili efektivan rad na daljinu.

“Morate biti realistični po pitanju toga šta vas čeka, ali ne toliko optimistični da gajite nadu na slepo” rekao je Mek Kejmbridž. “Kako zamišljate budućnost ne može biti zasnovano na bilo kojoj izvesnosti za koju imate osećaj da postoji, već treba da bude zasnovano na nejasnosti sveta u kome smo se našli”.

Zašto najbolji lideri postavljaju nemoguće ciljeve