Kako brifirati višeg rukovodioca je prava umetnost a izuzetno vešto osoblje Bele kuće to svakodnevno radi pod najstresnijim okolnostima. Oni su majstori za kompresovanje pravih informacija u odgovarajuću količinu vremena, bez obzira na to koliko je tema kompleksna ili brifing kratak. Veštine komunikacije koje su potrebne da bi se brifirali izvršni rukovodioci Ovalne kancelarije su direktno primenljive na brifiranje bilo kog rukovodioca C nivoa.

Ne nedostaje saveta na temu kako brifirati višeg rukovodioca: neka bude kratko, najpre izrazite ključnu poruku i tome slično. Ovo su solidne naznake, ali one potcenjuju interpersonalne elemente koji su kritični da bi brifing bio uspešan. Vaša prezentacija može podbaciti ili uspeti pre nego što uopšte počne, a vaše šanse su manje ukoliko zakidate na ličnom zarad PowerPoint-a.

Saveti u nastavku važe bilo da se brifing odvija licem u lice ili virtuelno.

Pre nego što uđete u prostoriju (ili se ulogujete)

Identifikujte “glavnog potvrđivača”

U odsudnom momentu brifinga, predsednik će okrenuti ka savetniku od poverenja i potražiti izraz lica kako bi potvrdio ono što govorite. Potrebno vam je da ta osoba klimne potvrdno. To je tihi gest koji šefu pruža sigurnost; pokazuje da je vaša ideja smislena i da su svi relevantni ljudi konsultovani. Sve osim klimanja u znak podrške će izazvati dodatna pitanja i posejati sumnju u prostoriji. Još gore, sumnjičav pogled ili nedostatak podrške glavnog savetnika može ubrzati kraj vašeg izlaganja.

Pre nego što predstavite svoju ideju, saznajte ko su ključni potvrđivači (to može biti više ljudi i mogu biti različiti u zavisnosti od teme) i konsultujte ih unapred. Premda rukovodilac koga brifirate možda nema glavnog savetnika, sva je prilika da ima ljude čijim mišljenjima veruje više nego ostalima. Potrebna vam je podrška tih ljudi.

Saznajte šta znače reakcije rukovodioca

Ukoliko provodite dosta vremena sa višim rukovodiocem, onda bi trebalo da već znate neverbalne naznake koje indikuju stvari poput “udubi se u tu tačku” ili “ubrzaj”. Ako ne znate, potražite ljude koji ga redovno brifiraju i imaju česte interakcije sa njim. Pitajte ih na šta da obratite pažnju ukoliko je rukovodilac iritiran i da li postoji način kako odrediti da li je tako usled nečega što govorite ili se ne odnosi na vas. Takođe pitajte kako je najbolje odreagovati na negativne signale kako biste pokušali da promenite raspoloženje. Temeljno razumevanje neverbalnog jezika vašeg rukovodioca će vam biti od pomoći da ostanete pribrani i napravite preokret u odgovarajućem pravcu tokom brifinga.

Uputite se na koji način se rukovodilac bavi materijalom

Ljudi se razlikuju po tome kako reaguju na informacije i načinima na koje ih usvajaju. Viši lider može dovoditi u pitanje i pobijati svaku tačku, malu ili veliku, na svakom brifingu. Neko bi mogao smatrati kako je to zastrašujuće i pretvoriti se u klimoglavca, gubeći na taj način poštovanje. Ili bi se mogao zaleteti u borbu svaki put, što stvara utisak zatvorenog uma i dodatno iritira. Oni koji će zaslužiti poštovanje lidera jesu ljudi koji svoje bitke biraju mudro. Povlađujte tamo gde možete, a suprotastavite se kada je to najvažnije, pokazujući fleksibilnost, ali ujedno i samopouzdanje u svoja gledišta. Ukoliko počinjete uz prethodnu svest o stilu kojim se lider angažuje, bićete bolje pripremljeni da efektivno izražavate informacije i reagujete na izazove.

Planirajte za gradacije uspeha ili podbacivanja

Naravno, trebalo bi da identifikujete šta želite od sastanka pre nego što izađete na vrata. Ali, tu postoji začkoljica: Nemojte na to gledati binarno – uspeh ili neuspeh. Uđite na sastanak sa “molbom”, ali takođe sa rezervnim planovima za različite scenarije uspeha i neuspeha. Ako razgovor teče u pravcu “ne”, možete ponuditi umanjenu verziju vašeg predloga. Slično tome, ako vaša ideja uspeva, spremite neke dodatne ideje ili ponudite načine kako možete ubrzati raspored. Ukratko, razmislite kako možete ostvariti ograničenu pobedu umesto potpunog neuspeha, sačuvajte ideju za neki drugi dan, ili, u najboljem slučaju, budite smeliji i brži u implementaciji.

Kada ste u prostoriji

Pročitajte prostoriju, a ne svoje beleške. Bilo da je brifing licem u lice ili virtuelan, treba da čitate znake neverbalne komunikacije i jezika tela. Trebalo bi da svoj materijal već znate naizust do ovog trenutka, tako da ne preturate po svojim beleškama; vaša mentalna energija treba da bude usmerena na čitanje prisutnih, traženje prilika i izbegavanje nezgoda. Iz ovog pravila sledi: hvatajte znake, a ne beleške. Zapravo, kad god je to moguće, postarajte se da neko drugi hvata beleške tako da vi možete biti prisutni u potpunosti.

Ostanite laserski fokusirani na svoj zadatak

Pritsak vremena, interesi koji se takmiče za pažnju i nepredviđene okolnosti vas mogu omesti u zadatku, ali nemojte gubiti fokus. Vaš zadatak je vaš prioritet i razlog zašto ste tu, zato posvetite svu svoju mentalnu energiju traženju prilika da ga predstavite. Ako razgovor ode stranputicom, pitanje uzrokuje da sastanak vodi u digresiju, ili neko počne da naširoko govori o omiljenoj temi, unapred isplanirajte nekoliko načina kako da preusmerite razgovor i dobijete ono što vam je potrebno. Redak je talenat biti uporan, ali oštrouman u isto vreme, a naravno ne želite da izgledate kao uštogljena osoba ili robot. U radnom okruženju velike brzine, sastanci često bivaju prekinuti ili skraćeni. Pokušajte da ne odstupate ili pominjete nepotrebne detalje kako biste smanjili šanse da brifing bude prekinut pre nego što se vaša tema adresira.

Praktikujte veštinu da ostanete nemi

Izložili ste svoju ideju ili postavili svoje pitanje. Diskusija je oživela i sada treba da budete izuzetan strateg po pitanju toga da li i kada da se uključite. Rukovodilac uključuje ostale u prostoriji ili razmišlja naglas. Progovaranjem u pogrešnom trenutku, rizikujete podrivanje linije razmišljanja ili iritirate rukovodioca. Nema potrebe da bez razloga potvrđujete nešto što je izrečeno ili se razmećete svojim znanjem. Alternativno, ako se diskusija razvija u pravcu koji vam ne ide u prilog, iskoristite vašu najbolju šansu – radije nego sve šanse – da uskočite kako biste pokušali da stvari vratite na željeni pravac. Vrlo često je važno ne progovarati u pogrešno vreme, podjednako kao i reći pravu stvar u pravo vreme.

Bez obzira koliko dobro se pripremate, okolnosti izvan vaše kontrole – od nevezane krize pa do nivoa stresa kome je rukovodilac izložen toga dana – sve će to uticati na vaš pič.

Kako brifirati višeg rukovodioca nije situacija u kojoj se uspeh može garantovati, ali fokusiranje na interpersonalnu dinamiku unapred i poboljšavanje vaše svesti o situaciji dok ste u prostoriji će vas načiniti mnogo efektivnijim. Bićete u boljoj poziciji da komunicirate pravu poruku pod pritiskom, bilo da brifirate predsednika, rukovodioca C nivoa, ili bilo kog lidera.

Kako upravljati svojim šefom: Usmerite sopstvenu karijeru