Menadžeri koji pokušavaju sve da urade sami će postati preopterećeni – što je još gore, davaće osrednje rezultate. Iz tog razloga je efektivno delegiranje od suštinske važnosti.

Kada se obavi na pravi način, delegiranje osnažuje zaposlene u njihovim ulogama i doprinosi njihovom profesionalnom razvoju. U nastavku su informacije kako ispravno sprovesti delegiranje.

Šta je efektivno delegiranje?

Delegiranje, po svojoj suštini, jeste dodeljivanje zadataka, ovlašćenja i odgovornosti drugima. Efektivno delegiranje ide korak dalje, potpunim angažovanjem zaposlenih u njihovim novim zadacima i ulogama, kako bi oni postali odgovorni i entuzijastični partneri u procesu ostvarivanja posla koji je potrebno obaviti.

Kada se izvede s uspehom, delegiranje omogućava zaposlenima da postanu sopstveni menadžeri svojih individualnih aktivnosti, umesto puki šrafovi u mašini.

Efektivno delegiranje se takođe oslanja na pojedinačne snage kako menadžera, tako i zaposlenih. Dobri menadžeri shvataju da svako ima unikatne talente i koriste ih na načine koji su smisleni i svrsishodni.

Koji su osnovni principi delegiranja?

Plan efektivnog delegiranja može biti od pomoći kompaniji da vodi operacije efektivno i efikasno – ali da bi se to dogodilo, menadžeri se moraju držati šest osnovnih principa delegiranja koji su navedeni u nastavku.

1. Definišite obim

Menadžeri treba jasno da definišu obim delegiranih odgovornosti za zaposlenog. Zaposleni treba da zna koje zadatke ima da obavi, aktivnosti koje treba da nadgleda i kako se ovi zadaci odnose ka drugim poslovima.

2. Definišite rezultate

Menadžeri bi trebalo jasno da objasne svrhu zadatka zajedno sa time šta sve zadatak obuhvata. Koje rezultate želite da ostvarite? Kako će se meriti uspeh? Zaposleni bi trebalo da razume i bude kadar da artikuliše razliku između uspeha i podbacivanja na datom projektu.

3. Uravnotežite ovlašćenja i odgovornost

Ukoliko zaposlenom budu data nova ovlašćenja, ali bez novih odgovornosti, on verovatno neće biti efektivan na svojim zadacima. Slično tome, ako mu budu dodeljene nove odgovornosti, ali bez novih ovlašćenja, biće mu teško da ostvari svoja zaduženja. Ovlašćenja i odgovornosti moraju biti uravnoteženi kako bi delegiranje bilo efektivno.

4. Definišite ograničenost ovlašćenja

Vaši zaposleni treba da imaju kristalno jasno razumevanje svojih ovlašćenja i odgovornosti, tako da se njihov rad ne preklapa sa drugim delegiranim zadacima ili prouzrokuje da obavljaju nepotreban posao. Ukoliko tačno znaju za šta su odgovorni, mogu raditi daleko efikasnije, a da ne podlegnu distrakcijama usled nepovezanih zadataka.

5. Upravljajte odgovornostima

Na kraju krajeva, menadžeri su i dalje odgovorni za rad i učinak svojih zaposlenih, čak i kada je odgovornost za dovršavanje zadatka bila delegirana. Postarajte se da zaposleni kojima ste nedavno delegirali zadatke rade efikasno i završavaju svoje zadatke na odgovarajuće načine. Imajući to u vidu, važno je izbeći usvajanje pristupa mikromenadžera – to podriva čitav smisao delegiranja i oduzima vašim zaposlenima samopouzdanje.

6. Uspostavite jasnu liniju komande

Zaposleni treba direktno da odgovaraju samo jednom nadređenom. Ako zaposleni dobija naloge za iste zadatke od više nadređenih, to može voditi konfuziji i konfliktu. Pobrinite sa da zaposleni znaju kome da se obrate kada imaju pitanja i čije odluke treba da prate kada sprovode zadatke.

Primeri radnih zadataka koje treba delegirati

Vrednost delegiranja je možda očigledna sama po sebi, ali može biti teško znati koje zadatke treba delegirati. Kako bismo vam pomogli, evo nekoliko primera zadataka koji su na prvom mestu kada odlučujete šta ćete delegirati.

Zadaci izvan kancelarije

Ako vas zadatak vodi izvan kancelarije, možda ćete želeti da ga delegirate. To je naročito uobičajeno kada je reč o kolaborativnim projektima sa drugim kompanijama.

Zadaci koji se ponavljaju

Ovde ne mislimo na zadatke kojima se radije ne biste bavili. Zadaci koji se ponavljaju su oni koji se obavljaju na redovnoj bazi, kao što je pisanje nedeljnih izveštaja o statusu ili vođenje nedeljnih sastanaka. Dobra ideja je u potpunosti delegirati ove zadatke drugima.

Međuzadaci

Soprotno zadacima koji se ponavljaju, međuzadaci su visokog prioriteta i jednostavno nemate kapaciteta ili vremena da ih uradite. Umesto da probijate rokove, možete delegirati ove vrste zadataka kompetentnom zaposlenom u koga imate poverenja.

Kreativni zadaci

Projekti koji zahtevaju kreativnost i inovacije su često dobri kandidati za delegiranje grupi ili savetu. To se zasniva na logici – što je više ljudi uključeno, veća je verovatnoća da se dođe do zaista inovativne ideje.

Efektivno delegiranje pruža velike prednosti

Efektivno delegiranje omogućava zaposlenima kojima su zadaci dodeljeni da razviju svoje talente, unaprede svoje slabe strane i postanu angažovaniji u svojoj profesiji. To rezultira boljim kvalifikacijama zaposlenih koji bi mogli napredovati u vašoj kompaniji i možda postati lideri u dogledno vreme.

Lideri koji se bave efektivnim delegiranjem pomažu kompaniji da radi sa manje trzavica budući da ih više ne sputavaju zadaci koje bi drugi mogli da urade. To bi se moglo iskoristiti kao prilika da se razviju veštine i sposobnosti zaposlenih, što dalje pomaže da kompanija izgradi liderske kadrove.

Kako komunicirate prilikom delegiranja?

Kada delegirate zadatke i odgovornosti, važno je razumeti ulogu lidera – naime, odgovornost lidera nad zadatkom se ne završava kada je zadatak delegiran nekom drugom. Dobar menadžer će pratiti delegirane zadatke, ali se neće baviti mikroupravljanjem. Evo nekoliko saveta:

  1. Sastajte se redovno sa svojim zaposlenim da biste revidirali kako zadatak napreduje.
  2. Dajte zaposlenom konstruktivan fidbek na napredak koji je ostvaren.
  3. Saslušajte njegov fidbek o vašem stilu menadžmenta.
  4. Zahvalite mu za njegovo kontinuirano i vredno angažovanje.
  5. Pitajte koja vrsta podrške mu je potrebna od vas.

Sada kada imate bolje razumevanje veština efektivnog delegiranja, možete koristiti ove smernice kao brzi podsetnik kada delegirate zadatke. To će biti od pomoći da osigurate da vi i vaši zaposleni uspešno savladate zajednički posao delegiranjem.

Kako upravljati svojim šefom: Usmerite sopstvenu karijeru