Živimo u kulturi opsednutoj ličnom produktivnošću. Proždiremo knjige o tome kako završavati stvari i sanjamo o četvoročasovnoj radnoj nedelji. Molimo se na oltaru žurbe i hvalimo se kako smo stalno zauzeti. Ključ da se stvari obave, često nam govore, jeste upravljanje vremenom. Kada bi ste samo mogli bolje da isplanirate svoj raspored, mogli biste da dospete do nirvane produktivnosti. Ali, produktivnost je upravljanje pažnjom, a ne vremenom.

Nakon dve decenije proučavanja produktivnosti, postaje sve jasnije da upravljanje vremenom nije rešenje – ono je zapravo deo problema.

Naješće se postavlja pitanje: “Kako što više da uradim?”. S vremena na veme ljudi to pitaju organizacione psihologe, a produktivnost je jedna od njihovih stručnih oblasti. Češće postavljaju to pitanje jer su negde pročitali članak ili popularnu knjigu kako obaviti mnogo stvari.

Istina je da se niko ne oseća previše produktivno. Konstantno propuštamo svoje dnevne ciljeve, pa je teško odgovoriti na ovakva pitanja. Biti produktivan nije stvar upravljanja vremenom. Postoji ograničen broj sati u jednom danu, a fokusiranje na upravljanje vremenom nas samo čini svesnijima koliko tih sati protraćimo.

Bolja opcija je upravljanje pažnjom: prioritizujte ljude i projekte do kojih vam je stalo, pa neće biti važno koliko šta traje.

Upravljanje pažnjom je umetnost fokusiranja na to da se stvari obavljaju iz pravih razloga, na pravim mestima i u pravim trenucima.

OK, naravno, ali zašto bismo premestili svoj fokus?

Prema konvencionalnoj mudrosti o upravljanju vremenom, trebalo bi da postavljate ciljeve kada želite da dovršite određeni zadatak.

Budim se ujutro razapet između želje da poboljšam (ili spasim) svet i želje da uživam u svetu. Zbog toga je teško planirati dan.

Produktivni ljudi ne ulaze u agoniju povodom toga kojom željom da se vode. Vode se obema simultano, naginjući ka projektima koji su lično interesantni i društveno smisleni.

Često su naše poteškoće sa produktivnošću uzrokovane, ne nedostatkom efikasnosti, već nedostatkom motivacije. Produktivnost nije vrlina. To je sredstvo. Vredno je jedino ako je krajni ishod vredan. Ako je produktivnost vaš cilj, morate se oslanjati na snagu volje kako biste sebe naterali da završite zadatak. Ukoliko obratite pažnju na to zašto ste uzbuđeni povodom nekog projekta i ko će od njega imati koristi, bićete prirodno privučeni istinskom motivacijom.

Ali kako da se zadržimo na zadatku ako se ne brinemo o vremenu?

Upravljanje pažnjom takođe podrazumeva primetiti gde završavate stvari. Niz studija koje je predvodila Džulija Li pokazuje da je loše vreme dobro za produktivnost jer smo manje skloni da se povedemo za distrakcijama kada pomislimo da izađemo napolje. Istraživači su otkrili da u danima kada je padala kiša, zaposleni u japanskoj banci su obavljali transakcije brže, dok su u danima kada je vreme bilo loše u Americi, ljudi  bili efikasniji u ispravljanju gramatičkih grešaka u eseju.

Omiljeni deo upravljanja vremenom je KADA. Većina naših izazova produktivnosti su zadaci koje ne želimo da uradimo, ali je neophodno da ih uradimo. Često se misli da je način kako izaći na kraj sa ovim zadacima taj da ih obavljamo odmah nakon najinteresantnijih zadataka, tako da se energija prenese. Studija sprovedena u korejskoj robnoj kući otkriva da  kada zaposleni imaju izuzetno interesantan zadatak, imaju daleko lošije rezultate na svojim zadacima koji su najdosadniji.

Jedan od mogućih razloga je ono što zovemo ostatkom pažnje: Vaš um ponovo odluta na interesantan zadatak, rušeći vaš fokus na dosadan zadatak. Ali u eksperimentu sa Amerikancima koji gledaju video snimke, a zatim obavljaju dosadan zadatak unosa podataka, otkrivena je podrška za drugačiji mehanizam: efekti kontrasta. Fascinantan ili smešan video čini da zadatak unosa podataka izgleda još naporniji, na isti način kao što slatki dezert čini da kiselo povrće ima još gadniji ukus. Dakle, ako pokušavate da iznesete dosadan zadatak, radite ga nakon umereno interesantnog i ostavite svoj najuzbudljiviji zadatak kao nagradu za kraj. Nije reč o vremenu, reč je o rasporedu tokom vremena.

Pretpostavljamo da vaš cilj nije samo da budete produktivniji – verovatno želite da ujedno budete i kreativni.

Kamen spoticanja je da produktivnost i kreativnost zahtevaju suprotne strategije upravljanja pažnjom. Produktivnost pokreće pojačavanje filtera pažnje kako bi se nepovezane misli držale podalje. Ali kreativnost pokreće smanjivanje filtera pažnje kako bi se te misli usvojile.

Kako dobiti najbolje od oba sveta? U svojoj knjizi “When“, Den Pink piše o dokazima kako vam vaš cirkadijalni ritam može pomoći da odredite odgovarajuće vreme da obavljate svoj produktivni i kreativni rad. Ukoliko ste jutarnja osoba, trebalo bi da obavljate svoj analitički posao ujutro kada ste na vrhuncu budnosti; vaše rutinske zadatke u vreme ručka, a svoj kreativni posao kasno popodne ili uveče kada ste skloniji da mislite nelinearno.

Ako ste noćna ptica, možda bi vam bilo bolje da prebacite kreativne projekte u vaša jutra, a analitičke zadatke u kasno popodne ili uveče, kada ste najbistriji. To nije upravljanje vremenom jer biste mogli provesti istu količinu vremena na zadacima čak i nakon što promenite svoj raspored. Produktivnost je upravljanje pažnjom: uočavate red zadataka koji vam odgovara i prilagođavate shodno tome.

Obraćanje pažnje na upravljanje rasporedom u vremenu takođe podrazumeva razmišljati drugačije o tome kako planirate svoj posao. Pol Grejem predlaže da podelimo sedmicu u “dane stvaranja” i “dane upravljanja”.

U danima upravljanja, održavate svoje sastanke i pozive. U danima stvaranja, izdvojite vreme da budete produktivni i kreativni, znajući da ćete biti bez distrakcija koje bi obično prekidale vaš tok. Nažalost, malo je onih koji imaju luksuz sa upravljaju svakom sedmicom na takav način, što znači da treba da pronađemo načine da izdvojimo svoje trenutke za stvaranje.

Upravljanje vremenom kaže kako bi trebalo da u potpunosti eliminišemo svoje ditrakcije – ne samo prekide od strane drugih ljudi, već takođe i trenutke kada prekidamo sami sebe. Ukoliko se predajete društvenim medijima, trebalo bi po pravilu odmah da prestanete s tim. Upravljanje pažnjom pruža alternativu: biti promišljen o vremenskom raspoređivanju tih distrakcija.

Jednostavna taktika može biti da uključite TV jedino kada već znate šta želite da gledate. Možete usvojiti isti pristup za društvene medije: u intervalima kada možete da radite, logujte se samo da biste podelili neki sadržaj. Ostavite pregledanje za trenutke kada ne možete ni na čemu drugom da radite, kao što je čekanje na prevoz ili odmaranje posle vežbanja.

Ukoliko pokušavate da budete produktivniji, nemojte analizirati kako provodite svoje vreme. Obratite pažnju na to šta tačno okupira vašu pažnju, jer – produktivnost je upravljanje pažnjom, a ne vremenom.

Što nas navodi na još jednu misao: Mora da postoji i osma navika veoma uspešnih ljudi. Oni ne troše sve svoje vreme čitajući o sedam navika veoma uspešnih ljudi.

Sopstvena lista zadataka vas izluđuje? Napravite listu “ne raditi”