Kompanije otkrivaju brojne pogodnosti upotrebe big data u težnjama da održe svoje operacije funkcionalnim. Tehnologija big data je umnogome olakšala održavanje pristojne profitne margine u pokušajima da se istraje tokom teške ekonomske silazne putanje. Jedna od najvažnijih pogodnosti upotrebe big data jeste praćenje troškova malog biznisa. To bi moglo pomoći mnogim malim biznisima kojima nedostaje gotovine da postanu izdržljiviji tokom recesije.

Kako optimizujete praćenje troškova malog biznisa?

Uz rastuću neizvesnost i evoluciju potrošačke potražnje, vođenje biznisa izgleda kao ogroman izazov. Premda neki vlasnici koriste sisteme veštačke inteligencije da predvide potražnju, drugi pokušavaju da povećaju svoj udeo u tržištu. U svoj ovoj gunguli, ljudi zaboravljaju na finansijko blagostanje kompanije. Na kraju krajeva, bez dovoljne količine kapitala, bilo bi potrebno iskoristiti big data i veštačku inteligenciju kako biste nadmašili konkurenciju.

Big Data je od suštinskog značaja za opstanak mnogih biznisa

Istovremeno, smanjivanje prihoda i rast troškova može predstavljati enormnu pretnju krize likvidnosti za biznis. Stoga, pre nego što investirate u rast biznisa, optimizujte finansijske operacije svog poslovanja. Možete voditi knjige, definisati izvore prihoda i upravljati troškovima. Iako praćenje troškova malog biznisa jnije među omiljenim zadacima svakog preduzetnika, od suštinske je važnosti popraviti štetne obrasce trošenja i poboljšati finansijski status. Big data može olakšati kompanijama da ovo postignu, ali moraju investirati u prave alate.

Osim što pomaže sa kontrolom troškova, smanjivanje troškova može značajno uvećati profit biznisa, zadržavajući tok gotovine pozitivnim. Slično tome, možete koristiti ove uvide da doneste informisane poslovne odluke. Ipak, ukoliko vam praćenje troškova malog biznisa izgleda kao Sizifov posao, rešili smo to za vas. U nastavku je 7 izuzetnih saveta za praćenje troškova malog biznisa i efektivno upravljanje tokom gotovine uspomoć alata za analitiku podataka.

1. Integrišite digitalne alate

Nema summnje, ručno praćenje svih poslovnih transakcija i popunjavanje troškovnih računa može trošiti poprilično vremena. Zaposleni moraju kopati po gomilama dokumenata ne bi li pronašli priznanice i prijavili troškove. Pored toga što iscrpljuje, rezultira gubitkom produktivnosti i efikasnosti. Na svu sreću, uz zgodne digitalne alate i aplikacije, vlasnici biznisa mogu pratiti troškove tipkanjem prstima po ekranu. Dakle, zašto ne biste preuzeli softver za praćenje troškova malog biznisa i imali sve poslovne troškove pod kontrolom?

On bi automatski pratio i beležio vaše troškove, eliminišući svu papirologiju. Možete povezati softver sa različitim bankama i onlajn aplikacijama. Takođe, imate opciju označavanja svih troškova, pa možete razdvojiti poslovne i privatne troškove. Zgodni alati za praćenje vam omogućavaju da brzo označavate troškove, što znači da možete obeležiti više njih u nekoliko klikova.

2. Koristite digitalne alate kako biste razdvojili lične i poslovne troškove

Obično vlasnici biznisa tvrde kako su troškovi jednostavno troškovi, bilo da su za poslovnu ili ličnu upotrebu. Trebalo bi zapamtiti da je svaka kompanija odvojen entitet u odnosu na svoje vlasnike. Stoga, trebalo bi da naučite da razlikujete lične i poslovne troškove. Evo nekoliko ideja i predloga kako izbeći mešanje poslovnih i privatnih troškova.

  • Otvorite posebnu debitnu i kreditnu karticu za biznis. To će vas sprečiti da koristite lične račune za poslovne transakcije, pa će praćenje postati vrlo jednostavno. Istovremeno, takođe će povući jasnu liniju između poslovnih i ličnih troškova.
  • Ponekada će doći i do deljenih troškova. Na primer, možete izvesti potencijalnog partnera na ručak, ili kupiti zalihu kafe za zaposlene. Za takve troškove, zatražite od osobe koja vam naplaćuje da razvrsta to kao odvojene transakcije svaki put. Moglo bi vam biti od pomoći da održite besprekornu finansijsku evidenciju ukoliko razdvajate račune.
  • Uprkos tome što ste jedini trgovac, isplatite sebi platu i prebacite je na svoj račun. Na taj način, nakon što potrošite platu, nećete pribegavati poslovnim računima za lične potrebe.

Postoji puno alata za budžetiranje koji koriste big data da odvoje vaše finansije. Možete koristiti ove alate da razdvojite svoje lične i poslovne troškove s više lakoće.

3. Koristite digitalno arhiviranje za vođenje evidencije o fakturama i računima

Preduzetnici veruju u samostalno vođenje, misleći kako nikome ne polažu račune, ali to nije tačno. Svaki biznis mora da se pridržava računovodstvenih standarda i finansijske regulative koju postavlja država. A među brojnim zahtevima, jedan je da treba voditi evidenciju svih faktura i računa. Trebaće vam za obračun odbitaka od poreza. Slično tome, ukoliko se u vašoj kompaniji vrši revizija ili finansijska kontrola, moraćete da pokažete sve račune.

Dakle, bacite se na fascikle i počnite da zavodite fakture i račune. Ne zaboravite da ispišete datum i svrhu troška na svaki račun kako biste izbegli nesporazume. U suprotnom, ako ne želite svu tu gomlu papirologije, radite evidenciju elektronski. Možete skenirati račune, sačuvati ih u PDF formatu i napraviti odvojene datoteke za njih na računaru. Verovali ili ne, bićete zahvalni sebi kasnije za ovo organizovano vođenje evidencije.

Postoji puno alata koji vam omogućavaju da digitalizujete svu svoju evidenciju. Možete koristiti pouzdanije platforme za skladištenje podataka kako biste lako održavali ove zapisnike.

4. Pronađite odbitke od poreza uspomoć mašinskog učenja

Imate li ideju šta je uopšte poenta praćenja troškova malog biznisa? Zapravo, daje uvid u učinak kompanije i identifikuje troškove koji se kvalifikuju za odbijanje od poreza. Poslovni troškovi kao što su ulaganja u oglašavanje, provizije, kancelarijski materijal, putovanja i održavanje – sve to spada u odbitke. Dakle, možete odbiti ove troškove od ukupne prodaje kako biste smanjili svoj oporezivi prihod, što će umanjiti ukupni iznos poreza.

Brojni alati mašinskog učenja su olakšali da obračunavate vaše poreze. Mogu koristiti algoritme rudarenja podacima kako bi pronašli odbitke i pregledali vašu poresku evidenciju da bi se ustanovili da li se kvalifikujete.

5. Postavite uslove plaćanja ka dužnicima

Prema istraživanjima, 82% biznisa propada usled neadekvatnog upravljanja tokom gotovine. Obično je slučaj da mnogo novca izlazi iz biznisa u obliku troškova. Pored negativnog toka gotovine, to podriva finansijske izglede kompanije. Stoga treba da smanjite izlaz i maksimalno povećate ulaz kako biste osigurali dostupnost gotovine. A najbolji način da to uradite jeste postavljanjem promišljenih uslova plaćanja ka kupcima.

Na kraju krajeva, što pre pošaljete fakturu, pre ćete biti isplaćeni. Slično tome, takođe možete postaviti diskontne uslove plaćanja. Ukoliko kupac plati u roku od 10 dana, može dobiti popust 2%. To bi dovelo gotovinu ka biznisu istovremeno ojačavajući odnose sa kupcima. Takođe, usaglasite ove uslove plaćanja sa kreditorima kako biste izbegli plaćanja dobavljačima iz svog džepa.

6. Revidirajte i kategorizujte poslovne troškove

Niste iznenađeni – vaš posao se ne završava time što pratite troškove. Trebalo bi da uložite trud da ih revidirate i odredite načine na koje možete obuzdati troškove. Najpre, upoznajte sa time i svoje zaposlene i objasnite im da su odgovorni za svoje troškove poslovanja. Na primer, ukoliko radnici putuju kako bi prisustvovali konferenciji ili kupuju kancelarijski materijal, zatražite račune pre nego što im refundirate. Kao rezultat, platićete samo stvarne troškove, osiguravši tako transparentnost u poslovanju.

Štaviše, izrazite svaki trošak kao procenat ukupne potrošnje kako biste prepoznali glavne troškove. Ukoliko najamnina pokriva 50% ukupnih troškova, razmotrite promenu lokacije poslovnog prostora. Slično tome, u slučaju da carinski troškovi uzimaju veliki deo profita, pronađite alternativu. Možete se obratiti lokalnim dobavljačima da kupite sirovi materijal ili preći kod druge logističke kompanije. To možda izgleda kao da zahteva previše vremena, ali smanjivanje troškova ima neverovatne dugoročne pogodnosti.

7. Budite mudri kada je reč o dugovima

Iako koncept pozajmice zvuči zastrašujuće usled povećanja nestabilnosti tržišta, prilično je često u biznisu. U nekom trenutku, svakoj kompaniji je potreban dodatni kapital kako bi se biznis nastavio. Ipak, ključ za uzimanje zajma je da se uverite da će povrat biti veći nego investicija. U suprotnom, kamate će biti još jedan dodatni trošak u vašim finansijama. Ako razmišljate o kupovini pogona, izračunajte povrat koji će ostvariti i uporedite ga sa iznosom pozajmice.

Pomoći će vam da sprovedete i analizu trošak-korist, demonstrirajući da li su koristi veće nego troškovi, ili nisu. Štaviše, obračunajte “koeficijent pokrivanja kamate” kako biste odredili koliko puta možete otplatiti kamatne troškove. To će vam pomoći da postavite pametnije uslove otplate, sprečavajući tako bankrot.

Big data alati su olakšali praćenje troškova malog biznisa više nego ikada

Nema sumnje, praćenje poslovnih troškova i upravjlanje novcem su dva izazova svakog biznisa. Neki se bore sa obračunavanjem poreza, dok drugi ne mogu da se drže budžeta. Praćenje i upravljanje troškovima može biti jako korisno za finansijsku poziciju kompanije. To smanjuje ukupne poslovne troškove, identifikuje odbitke i drži tok gotovine pozitivnim, eliminišući šanse za probleme likvidnosti.

Možete ostvariti ove ciljeve daleko lakše ukoliko koristite big data tehnologiju. Analitika podataka je dokazana kao iznenađujuće efektivna u praćenju i upravljanju poslovnim troškovima. Treba samo da investirate u prave alate.

Marketing tim malog biznisa: Kako da koristite podatke i iskustvo