Pružanje konstruktivnog fidbeka je je dovoljno stresno i u najboljim vremenima – većina menadžera ne želi da slomi visok moral zaposlenih. Ove zahtvne razgovore je još zahtevnije povesti kada su u toku višestruke krize i njihovi prateći efekti, što može dodatno pogoršati pristrasnost negativnosti koja ih i inače prati. Povrh svega, promena okruženja sa licem u lice na udaljeno onemogućava nijansiranje koje može pomoći da se ublaži šok od loših vesti. Pružanje suštinski važnog fidbeka je menadžerska odgovornost koja predstavlja jedan od najvećih izazova – a ako pružate fidbek na daljinu, još je teže.

Pristrasnost negativnosti oblikuje kako ljudi doživljavaju fidbek. Kako Roj Baumajster i Džon Tirni objašnjavaju u svojoj knjizi The Power of Bad, to je “univerzalna tendencija da negativni događaji i emocije snažnije utiču na nas nego pozitivni”. Drugim rečima, misli nam se stalno vraćaju na kritiku, a zaboravljamo pohvale.

Kako možete unaprediti svoj pristup davanja fidbeka u ovom novom svetu rada na daljinu?

Evo nekih ključnih koraka koje treba da imate na umu:

Počnite postavljajući pitanja

Započnite svoju konverzaciju konstruktivnog fidbeka pitajući drugu osobu koja je njena perspektiva. Mogli biste pitati: “Šta ti misliš o tom izveštaju?” ili još jednostavnije: “Kako je to prošlo?” Želite da saznate kakvo je njeno iskustvo i doživljaj , te šta misli o svom radu – moguće je da nikada do sada nije radila toliko vredno na dokumentu od tri stranice. Biće lakše izraziti vašu brigu ukoliko je osoba već navede.

Šta ako kaže kako misli da je sve prošlo dobro i ne izrazi nikakvu zabrinutost? Možda se bavite osobom koja nije svesna da podbacuje u svom učinku. Ukoliko ste direktno posmatrali problem, možete reći: “Pitam jer sam primetio to i to”, a ako niste lično posmatrali taj problem, pokušajte sa: “Pitam jer sam čuo to i to”. U svakom slučaju, nadate se da je zaposleni voljan da razgovara o načinima kako se sa tom situacijom u budućnosti može izaći na kraj drugačije. Jasno stavite do znanja da se evaluiraju rezultati, a ne trud.

Pokažite da ih cenite pre nego što iznesete kritiku

Pojedinci bolje primaju konstruktivnu kritiku ukoliko im se najpre kaže šta su tačno uradili kako treba. Vaš cilj ovde nije aplauz: “Obavljate dobar posao”. Umesto toga, formulišite to podjednako konkretno kao i brigu koju ćete zatim izraziti. Na primer, “Jasno je da odlično barataš podacima”. Ukoliko nema previše stvari koje možete pohvaliti u radu osobe, pohvalite njenu spremnost da nastavi sa poboljšanjima.

Iznesite svoje dobre namere

Eksplicitno izražavanje vaših dobrih namera puno znači za poboljšavanje toga kako druga osoba prima loše vesti. Pokušajte sa “Ja sam na vašoj strani”, ili “Znam da radite na tome da unapredite svoje pisanje i želim da vam pomognem da u tome uspete”, ili čak, “Želim da budem u prilici da koristim ovaj izveštaj kao uzor za ostatak tima”.

Fidbek na daljinu zahteva jasnost

Kontrastirane izjave mogu doprineti razjašnjavanju. Nakon što ste izrazili svoju brigu ili predlog, nastavite sa “Ono što mislim je X. Ono što ne mislim je Y”. Na primer, “Ono što želim da kažem je da sam zabrinut da u ovom trenutku nemate kapaciteta. Ne kažem da vam nedostaje sposobnosti. Znam da bi ovo bilo lako za vas pod drugačijim okolnostima”. Možete unapred adresirati bilo koje negativne asocijacije koje bi osoba mogla imati.

Neka druga osoba iznese svoje najvažnije zaključke

Ostavite dovoljno vremena na kraju razgovora da postavite pitanje “Koja su vaša tri najvažnija zaključka?” Možda će delovati kao ponavljanje, ali saznaćete da li osoba kreće u negativno shvatanje, pa ako je tako, možete preformulisati poruku. Kada fidbek dajete na daljinu, mnogo se lakše može desiti da druga osoba završi poziv iznenadnije nego što bi to ikada uradila uživo. Ako hitno želi da završi poziv, zatražite joj da vam do kraja dana mejlom pošalje svoja tri zaključka. Bolje je korigovati bilo koje nesporazume u istom trenutku, ali istoga dana je opet bolje nego da je ostavite u opsesivnim mislima preko noći ili tokom vikenda.

Iako pod stresnim okolnostima vaši zaposleni mogu primiti konstruktivan fidbek još teže nego inače, pobrinite se da ga pružate uz jasnost i osećajnost, To će pomoći ljudima da se usredsrede na realnost vaše poruke, čak i u okruženju rada na daljinu.

Metode za razvoj zaposlenih i njihov profesionalni rast