Šta je upravljanje promenama – po definiciji, to je proces efektivnog usmeravanja pojedinaca i grupa kroz promene, planiranje promene, prevazliženje otpora ka promeni i pomaganje organizacijama da prosperiraju tokom promena.

Upravljanje promenama se postiže putem raznovrsnih alata i tehnika liderstva, razumevanje ljudskog ponašanja, budžetskih stavki koje podržavaju upravljanje promenama, konzistentni okviri promena i dobro napravljeni planovi sprovođenja.

Koji su elementi upravljanja promenama?

Elementi upravljanja promenama su podeljeni na sledeće tri kategorije:

Individualna promena

Individualno upravljanje promenama je veština asimilovanja, apsorbovanja promene i biti izdržljiviji kada se promena dogodi. Reč je o tome kako se vi, kao pojedinac u sopstvenom radnom okruženju, nosite sa promenom kada je pritisak na vama. Individualna promena podrazumeva:

  • Naučiti kako efikasno uraditi navigaciju kroz promenu.
  • Razviti sposobnost da se bude fleksibilan i prilagodi na promenu.
  • Suočavanje sa sopstvenim emocijama i reakcijama koje se javljaju kao rezultat promene.
  • Prikupiti informacije i ostati u toku sa time kako promena može uticati na vas.
  • Stvaranje preokreta majndseta ili prilagođavanje mentalnih okvira tako da se promena usvoji.
  • Učenje da se promena kreira, razvije kreativna energija i oblikuje sopstvena budućnost.

Predvođenje organizacione promene

U organizacionom upravljanju promenama, lideri stvaraju plan kako bi predvodili promenu kod pojedinaca, grupa i timova. Za one koji služe u liderskim ulogama, važno je da razumeju:

  • Kako da pomognu pojedincima da izgrade nove navike u ponašanju tokom promene
  • Šta motiviše ljude da pokušaju novi način rada i nastave sa time
  • Način na koji većina ljudi doživljava promenu
  • Potrebe koje ljudi imaju tokom odvijanja promene
  • Kako pronaći trenutke kada su ljudi otvoreni za učenje
  • Pronalaženje promotera promene (ljudi koje su zaposleni skloni da slušaju)
  • Vrste informacija koje su ljudima potrebne tokom promene
  • Informacije orijentisane na upravljanje iz disciplina psihologije i neuronauke
  • Promišljeno definisanje ljudi i grupa koje moraju proći kroz promene
  • Ispisivanje tačnih načina na koje se ljudi moraju promeniti
  • Stvaranje detaljnih planova za pružanje informacija, treninga i koučinga pojedincima i grupama, neophodnih kako bi ove promene protekle glatko
  • Držanje projektnih planova na otvorenom, pridobijanje odobrenja za njih i staranje da dobiju podršku.

Promena kompanije

Upravljanje promenama kompanije je dugoročni poduhvat u kome čitava organizacija usvaja inicijative, projekte, politike i procese orijentisane na promenu. Pomaže da se kompanija adaptira na, ili bude spremna za promenu kao odgovor i na interne i na eksterne tokove promene.

Interna promena

Eksterna promena

Kako upravljati promenom u organizaciji?

Upravljanje promenama se na prvom mestu tiče upravljanja svom dinamikom koja dolazi sa događanjem promene. Promena u široj skali se može dogoditi samo ukoliko je promena prihvaćena i asimilovana na individualnom nivou. Upravo tu promena dobija na zamahu. Stoga, lideri treba da nauče principe i okvire upravljanja promenama i koriste ih da predvode pojedince tokom odvijanja promene (krupne ili sitne).

Kako možemo upravljati otporom ka promenama u radnom okruženju?

Jedan od najčešćih razloga za opiranje promeni jeste slaba komunikacija. Lideri treba da komuniciraju često i podstiču efektivan dijalog. Dok upravljate sopstvenom promenom i pomažete drugima u navigaciji kroz promenu, možete svesti otpor na minimum komuniciranjem sledećeg:

  • Precizni detalji promene, uključujući zašto se promena događa
  • Zašto se događa upravo sada
  • Šta će se dogoditi i kada
  • Plan sprovođenja korak po korak
  • Ko će biti odgovoran za različite aspekte promene
  • Za koje aspekte promene će zaposleni biti odgovorni
  • Razlozi zbog kojih je organizaciji potrebna nadolazeća promena
  • Koje probleme će pomoći da se reše
  • Kako će promena pogodovati kompaniji, uključujući sve dostupne primere i studije slučaja
  • Zašto se promena mora dogoditi pre određenog roka (ako rok postoji)
  • Metriku koja će se koristiti da se izmeri uspeh promene
  • Kako zaposleni i lideri mogu održavati koristan dijalog tokom promena
  • Kako će svaka osoba, uključujući lidere, biti odgovorna za svoj deo
  • Kako zaposleni mogu dobiti trening i koučing za promene

Kako pre, tako i tokom promene, uključite zaposlene u dijalog. Pobrinite se da njihove brige i ideje budu saslušane i ispoštovane. Pružite im brojne kanale komunikacije i razmotrite svaki koristan fidbek koji može poboljšati proces upravljanja promenom.

Znajte da će promena preokrenuti svakodnevni tok posla zaposlenih i da će oni osetiti strah od nepoznatog kada čuju za to. Komunicirajte kako biste popunili njihov nedostatak informacija, čak iako im se odgovori možda neće dopasti.

Kako menadžeri mogu kreirati kulturu promene?

Upravljanje promenama je lakše kada napravite kulturu zaposlenih koji su spremni za promenu. Efektivno upravljanje promenama počinje već tokom procesa zapošljavanja i nastavlja se sa redovnim praksama i politikama.

Tokom razgovora za posao, menadžeri koji zapošljavaju mogu postavljati kandidtaima pitanja koliko bi im bilo ugodno ukoliko bi iznenada trebalo da pređu u novi tim, nauče nove veštine, ili sprovedu novi sistem ili proces. Navedite da se promene moraju dešavati s vremena na vreme. Zatim, zadržite vaše zaposlene u majndsetu promene putem:

  • Uvrstite ideju promene u svoje izjave misije i vizije
  • Pružite zaposlenima brojne prilike za trening
  • Pronađite nove izazove za zaposlene
  • Naglasite uspešne inicijative promena (sitnih ili krupnih) tokom sastanaka
  • Napravite povremene sitne promene, kao što je nov raspored sedenja

Šta je trening za upravljanje promenama?

Efektivan trening za upravljanje promena pruža liderima sledeće veštine upravljanja promenama:

  • Prilagođavanje na promene u sopstvenom poslu i izlaženje na kraj sa sopstvenim emocijama
  • Pružanje veština, alata i okvira za upravljanje promenama sa drugima
  • Ubeđivanje zaposlenih da su specifične promene korisne
  • Komuniciranje detalja promene, upečatljivi razlozi za promenu i razumevanje potreba različitih ljudi na temu promene
  • Prevođenje upravljanja promenom u kompetitivnu prednost

Dobar kurs obuke upravljanja promenama pomaže liderima da otkriju svoje prirodne jake strane i slabosti. Ukazuje im kako da naprave specifične planove kako bi unapredili menjanje kulture svojih organizacija.

Kako lideri mogu unaprediti upravljanje promenama?

Putem treninga, individualnog proučavanja, mentorstva i prakse, lideri mogu asimilovati ključne ideje i procese upravljanja promenama. Lideri mogu naučiti iz studija slučaja, vežbi tokom obuke i praktične primene u svojim poslovnim ulogama. Lideri takođe mogu učiti i na osnovu efektivnih programa za upravljanje promenama.

Lider koji unapređuje svoje veštine upravljanja promenama bi trebalo pogotovo da se fokusira na:

  • Prepoznati kada vitalna promena treba da se sprovede u organizaciji
  • Biti uzor praksi adaptiranja na promenu
  • Primetiti i reagovati na normalne ljudske reakcije na promenu
  • Voditi druge kroz promenu na takav način da se organizacija poboljša
  • Pribrano prepoznati i prevazići otpor ka promeni
  • Efektivno komunicirati detalje i razloge za promenu
  • Izgraditi kulturu u radnom okruženju koja je otvorena za promene
  • Kao partner sa drugim liderima pridobiti fidbek kako do poboljšanja
  • Napisati efektivne planove promene

Promena može biti teška i većina nas teži željama za sigurnošću poznatog. Ipak, kada znate šta je upravljanje promenama i njima upravljate kako treba, vaša organizacija može ne samo preživeti, već i procvetati usred neizvesnosti promene.

Kako komunicirate viziju svoje organizacije: Vodič za lidere