PPM (projektni portfolio menadžment) je proces kojim se projekti organizacije evaluiraju kako bi se osigurala strateška usaglašenost sa kompanijskim ciljevima. Kako bi ostvarili opšte ciljeve kompanije, menadžeri projekata i rukovodioci moraju razumeti prednosti, dobre prakse i softver za PPM.

Portfolio menadžment: Definicija upravljanja portfoliom projekata

Upravljanje portfoliom projekata (PPM) je proces u kome se procenjuju i izvršavaju projekti organizacije kako bi se osiguralo strateško usklađivanje sa ciljevima kompanije. PPM pruža rukovodiocima, vođama projekata, članovima tima i zainteresovanim stranama sveobuhvatan pregled svih projekata, uključujući i način na koji se uklapaju u direktive i strategiju organizacije, dajući na taj način uvid u potencijalne prinose i rizike.

U okviru PPM-a, projekti su grupisani u programe na osnovu relevantnosti i sličnosti. Ti programi i njihovi projekti trebali bi potpadati pod strategiju portfolia koju je poduzelo Odeljenje za upravljanje projektima (PMO) kako bi ispunili opšte ciljeve kompanije. Na ovaj način, PPM ne samo da usklađuje projekte sa poslovnom strategijom; pruža sredstva za usklađivanje pristupa organizacije upravljanju projektima, uključujući sve projektne politike i procese, sa njenim ciljevima.

Prednosti PPM -a

Upravljanje portfoliom projekata omogućava organizacijama da postignu veće stope uspeha usklađujući ih sa srednjoročnim do dugoročnim ciljevima kompanije. PPM takođe dovodi do sledećih pozitivnih ishoda:

Jasnoća svrhe i razmišljanje o velikoj slici

PPM omogućava članovima tima ne samo da izvode na detaljnom nivou, već i razumeju i vizualizuju kako se upravljanje projektom, programom i portfoliom povezuje sa vizijom i misijom organizacije. Povezujući svaku prekretnicu i zadatak projekta sa širim ciljevima organizacije, PPM podstiče razmišljanje o velikoj slici.

Poboljšano planiranje kapaciteta i upravljanje resursima

Planiranje kapaciteta i upravljanje resursima u velikoj mjeri zavise od toga koliko dobro vaš PMO izvršava svoju strategiju i povezuje upotrebu resursa sa ciljevima cele kompanije. Potrošeni resursi su među najvećim problemima sa kojima se kompanije susreću kada je u pitanju kretanje po obimu projekta. PPM smanjuje šanse za rasipanje resursa osiguravajući da se resursi raspodjeljuju na osnovu prioriteta i da se efikasno sekvenciraju i pametno koriste kako bi se ispunili predviđeni ciljevi.

Viši stepen produktivnosti

PMO-i koji saopštavaju zašto su projektni zadaci od vitalnog značaja za stvaranje vrednosti verovatno će povećati produktivnost. Zaposleni koji razumeju svoju ulogu u postizanju viših ciljeva generalno više rade i obraćaju pažnju na kvalitet svojih rezultata.

Povećana agilnost

Usklađivanjem projektnih aktivnosti sa strategijom, kompanije postaju agilnije, olakšavajući upravljanje promenama i prilagođavanje kada se pojave prilike i prepreke.

Poboljšan povraćaj ulaganja

Pomažući u postizanju jasnoće oko ciljeva kompanije, poboljšavajući upravljanje resursima i povećavajući produktivnost i agilnost, PPM uveliko poboljšava povrat ulaganja (ROI) bilo kojeg projekta. Uz PPM, veća je verovatnoća da će se ulaganje u projekte isplatiti i postaviti kompanije na bolje osnove za budućnost.

Softver za portfolio menadžment

Pravi alati su neophodni za uspeh sa PPM-om, a sledeći su među najboljima. Svaki od njih nudi funkcije kao što su kontrolne table za lak pristup, upravljanje portfoliom, planiranje projekata, upravljanje zahtevima, saradnja, upravljanje budžetom i problemima, upravljanje zadacima i praćenje statusa.

  • Clarizen One je rešenje za upravljanje projektima i portfolijima za veće IT i profesionalne organizacije.
  • Mavenlink je najprikladniji za mala i velika preduzeća sa profesionalnim uslugama, posebno u industrijama kao što su marketing, oglašavanje, odnosi s javnošću, arhitektura, inženjering, IT usluge, menadžment konsalting i obrazovanje.
  • Monday.com je skalabilan alat za upravljanje portfoliom projekata dizajniran za timove do 200+ korisnika.
  • ProjectManager.com dobro funkcioniše za menadžere i timove u svim industrijama i dostupan je u četiri nivoa (Personal, Teams, Business i Enterprise).
  • Targetprocess je rešenje za planiranje preduzeća koje dobro funkcioniše za srednje kompanije do velikih kompanija.

Koraci procesa portfolio menadžmenta

Da bi uspjeli sa PPM-om, PMO bi trebali razviti i implementirati proces koji će osigurati da sve ide glatko i prema očekivanjima. Evo nekoliko ključnih koraka koje treba uključiti u proces PPM-a.

Identifikujte sve postojeće i potencijalne projekte

Bez potpunog popisa trenutnih i predstojećih projekata, praktično je nemoguće uspostaviti uspešnu PPM strategiju. Ovo je prvi korak u postizanju najboljeg povraćaja ulaganja.

Odredite kako će svaki projekat uticati na strategiju kompanije

Svaki projekat mora pružiti jasnu vrednost u unapređenju strategije kompanije u srednjoročnom do dugoročnom periodu. Ovu vrednost bi trebalo lako pratiti, dokumentovati i preneti svim zainteresovanim stranama.

Odredite prioritet svakog projekta

Nakon što vrednost projekata bude potkrepljena, PMO mora odrediti prioritet kojim projekti trebaju biti izvedeni, kojim redosledom i zašto. Oni „zašto“ su presudni. Nerazumevanje zašto je jedan projekat prioritet nad drugim može koštati ako je sekvenciranje isključeno.

Alocirajte resurse

Nakon što su projekti odabrani i postavljeni prioriteti, resursi se moraju dodeliti i istima upravljati. Raspodela smanjuje šanse za uzalud potrošene resurse. Pažljivo i tačno identifikujte sve raspoložive resurse i dodelite ih na način koji ne izaziva preopterećenje i potencijalne sukobe.

Prilagodite strategiju projekta prema potrebi

Pošto su promene stalne, važno je ponovo razmotriti ciljeve kompanije, svaki projekat u okviru svakog programa i sve dostupne resurse kako bi se osiguralo usklađivanje sa strategijom.

Dobre prakse PPM portfolio menadžmenta

Najbolje prakse ne samo da mogu povećati verovatnoću uspeha PPM-a, već i pružaju kompanijama dokaze za vrednost svakog projekta kada pokušavaju da identifikuju projekte koje treba preduzeti. U nastavku je nekoliko ključnih najboljih praksi za pravilno funkcionisanje PPM-a.

Identifikujte i zatražite učešće svih potencijalnih zainteresovanih strana

Od rukovodećeg tima do zaposlenih na prvoj liniji, puno učešće je od vitalnog značaja za osiguravanje pokrivanja svih uglova. Često je nekoliko ključnih aktera koji su zanemareni moglo uštedeti kompanijama vreme, frustraciju i rasipanje resursa.

Usporite stvari

Planiranje uspeha zahteva vreme. Osiguravanje da su sve osnove pokrivene na samom početku uveliko doprinosi smanjenju stresa, otpada i delimičnog ili potpunog otkazivanja na putu.

Identifikujte najbolje metode, tehnike, tehnologije i resurse

Iskoristite stručnjake unutar i izvan vaše organizacije da vam pomognu u razvoju najboljih metoda, tehnika, tehnologija i resursa potrebnih za povećanje vaših šansi za uspeh. Prepoznajte i priznajte prednosti, slabosti, prilike i pretnje svoje kompanije sprovođenjem SWOT analize.

Dokumentujte sve

Pažljiva, potpuna dokumentacija štedi nesporazume i pogrešno tumačenje.

Obavestite sve na vreme

Nema koristi od planiranja ili dokumentovanja svega ako niko ne zna za to. Niti ima koristi od prenošenja informacija pogrešnim ljudima, ili ne na vreme. Obavezno blagovremeno prenesite potrebne informacije odgovarajućim zainteresovanim stranama.

Ključni okviri PPM-a

Okviri mogu imati pozitivan uticaj na vašu PPM strategiju i izvršenje. Popularni PPM okviri uključuju sledeće.

Agilni PPM

Organizacije širom sveta prepoznaju i usvajaju agilni pristup PPM-u. Prema konsultantskoj kući Accenture, neke od prednosti Agilnog PPM-a su:

  • Posvećenija i efikasnija organizacija oko tokova vrednosti
  • Sposobnost odabira pravih inicijativa, zasnovanih na valjanoj prognozi
  • Sposobnost stvaranja i održavanja značajnog nadzora
  • Veći stepen transparentnosti radnih stavki i resursa
  • Sposobnost kontinuiranog upravljanja vrednostima i metrikama u manjim koracima

Prince2

Razvijen u Velikoj Britaniji, Prince2 (Projekti u kontrolisanom okruženju) se fokusira na poslovne slučajeve, a ne na projekte. Prince2 dobro funkcioniše u kompanijama sa definisanim PMO-om i gde je fokus na razbijanju projekta na faze koje su lakše upravljive i kontrolisane. Ovaj okvir se može koristiti na bilo kom nivou i češće se koristi u većim organizacijama. Prince2 se smatra lakim za učenje i upotrebu, čak i za one sa ograničenim iskustvom.

PMBOK

Znanje o upravljanju projektima, koje je razvio Institut za upravljanje projektima (PMI), smatra se zlatnim standardom za menadžere projekata. PMBOK koristi pristup zasnovan na znanju koji se u velikoj mjeri oslanja na iskustvo i znanje menadžera projekta. U velikoj meri je fokusiran na dokumentaciju i dobro funkcioniše ako vaša organizacija više voli da prepušta donošenje odluka obučenim stručnjacima u okviru PMO-a.

Sertifikacija za upravljanje portfoliom projekata

PMI je zlatni standard za globalno priznate sertifikate projekata, programa i portfolija. Oni nude akreditive za Portfolio Management Professional (PfMP), pružajući „napredne sposobnosti u koordiniranom upravljanju jednim ili više portfolia radi postizanja strateških ciljeva“.

Za sertifikaciju je potrebno najmanje osam godina profesionalnog poslovnog iskustva i srednja stručna sprema (diploma srednje škole, diploma saradnika ili globalni ekvivalent) sa 10.500 sati iskustva u upravljanju portfolijom; ili četvorogodišnju diplomu (bachelor diploma ili globalni ekvivalent) i 6.000 sati iskustva u upravljanju portfoliom.

Treninzi za projektni portfolio menadžment

PMI takođe navodi listu organizacija koje je odobrio za pružanje obuka u upravljanju projektima, programima i treninzima za portfolio menadžment.

Agilno liderstvo: Konkurentna prednost u svetu stalnih promena