Odeljenje za upravljanje projektima (PMO) je grupa — interna ili eksterna za kompaniju — koja postavlja, održava i obezbeđuje standarde za upravljanje projektima širom te organizacije. Oni su čuvari najboljih praksi, statusa projekta i smera – sve na jednom mestu.

Na kraju krajeva, PMO je tu da pomogne organizacijama da isporuče vrednost svojim zainteresovanim stranama za projekte i programe

kaže Brajan Vajs, potpredsednik za razvoj karijere praktičara Instituta za upravljanje projektima.

Prema istraživanju PM Solutions, 85 odsto kompanija imalo je PMO odeljenje za upravljanje projektima 2016. godine, što je 5 odsto više u odnosu na 2014. Takođe su otkrili da 30 odsto kompanija bez PMO-a planira da ga sprovede.

Uloga PMO-a bi se mogla promeniti kako veštačka inteligencija i digitalna transformacija budu jačali, ali u današnjoj poslovnoj klimi, evo šta PMO treba da radi, koje vrste treba da uzmete u obzir i kome je zaista potreban.

Odeljenje za upravljanje projektima: Uloge i odgovornosti PMO

PMO Odeljenje za upravljanje projektima osigurava da procedure, prakse i operacije kompanije idu ispravno — na vreme, u skladu sa budžetom i sve na isti način. Kako ka\e Vajs:

PMO su tu da obezbede uspeh projekata i programa, a to je ključno jer organizacije daju vrednost kroz projekte i programe. Kako to rade zavisi od toga gde se nalaze u organizaciji.

Prema PMI Pulsu profesije za 2017., one kompanije koje usklađuju svoj PMO čitave kompanije sa strategijom imale su 38 odsto više projekata koji su ispunili prvobitne ciljeve i poslovne namere od onih koje nisu. Takođe su imali 33 odsto manje projekata koji se smatraju neuspešnim.

Dobro PMO odeljenje za upravljanje projektima:

  • Pruža opipljive, ponovljive, dugoročne koristi za poslovanje
  • U skladu je sa korporativnom strategijom i kulturom
  • Dovoljno je agilno da se prilagodi kako se strategija menja
  • Ključni je pokretač za organizacije sa visokim performansama
  • Integriše podatke i informacije iz korporativnih strateških projekata/podržava balansiranu karticu rezultata
  • Omogućava razmenu resursa, metodologija, alata i tehnika za uspeh projekta u celom preduzeću
  • Identifikuje i razvija metodologiju upravljanja projektima, najbolje prakse i standarde
  • Kao treneri i mentori, obučavaju i obezbeđuju nadzor za vođe projekata i osoblje

Iako je sve gore navedeno važno, poslednja stavka je takođe način da kompanije razviju talente — čak i van PMO-a.

Taj centar izvrsnosti takođe može biti put u karijeri. On čuva ljude kroz napredovanje u karijeri.

Nije neuobičajeno, kaže Vajs, da se menadžeri projekata popnu na izvršni nivo u kompaniji. Ovo je takođe ključni deo zadržavanja, tako da menadžeri projekata u okviru PMO-a ne vide tu kancelariju kao krajnju tačku svoje karijere (i, moguće, ćorsokak i odlazak).

Različite vrste PMO

Poređano od najmanjeg do najvećeg stepena podrške, tri opšta tipa PMO su podrška, kontrola i direktiva.

PMO za podršku je opšte prisutna vrsta PMO, gde odeljenje za upravljanje projektima pruža pomoć ako je potrebna. “Uđite, mi ćemo vam dati ideje, dati vam najbolje prakse, a vi nas možete potpuno ignorisati i nećemo ništa reći.”

Kontrolni PMO nije u potpunosti bez uticaja, ali nije ni majstor zadataka. To daje određenu meru kontrole projekata. Kompaniji daje šablone, procedure i izveštaje. To je slatka tačka na sredini sprovođenja nekih standarda, pružajući svu tu podršku, ali PMO nije zadužen za sve, a ovo najčešći tip PMO.

Direktivni PMO je mesto gde PMO usmerava upravljanje projektima rada, podržava i kontroliše svet, i ne ostavlja prostora za pomeranje oko praćenja šablona, ​​procedura i zahteva za izveštavanje koje je naveo PMO. Oni su najčešći u visoko regulisanim okruženjima visokog rizika.

PMO mogu biti i interno ili eksterno okrenuti. Interni PMO „premošćuju jaz između timova koji rade agilan razvoj i veoma iterativni razvoj“, navodi Džef Grišaber, viši menadžer u World Wide Technology. Takođe su uobičajeni u organizacijama koje pokreću velike programe u transformaciji poslovnih procesa.

Spoljni PMO-i imaju mnoge iste kvalitete kao i unutrašnji, ali su takođe „zaista dobri u komunikaciji sa kupcima i zainteresovanim stranama i timovima za proizvode koji rade na razvoju posla kojim upravljate“, rekao je Grišaber.

PMO, kao i sve, će se razvijati i menjati tokom digitalne revolucije. Gartner očekuje da će se uloga PMO-a promeniti zbog digitalne transformacije, posebno kada veštačka inteligencija postaje sve prodornija i preuzima tradicionalne funkcije PMO-a. Do 2030. predviđaju da će se višestruki PMO koji sada mogu postojati unutar organizacije „udružiti u jednu funkciju koja se bavi promenom, strategijom, evolucijom projekta i upravljanjem organizacijom“, prema izveštaju iz aprila 2017.

Da li vam treba PMO odeljenje za upravljanje projektima?

Najbolje mesto za početak kada razmišljate o tome da li vam je PMO potreban ili ne, jeste da dobro, pažljivo pogledate kako vaša kompanija funkcioniše i vidite da li njeni različiti segmenti već rade zajedno u sistemima i grupama u harmoniji, ili rade kao silosi sa različitim sistemima i ne razgovaraju često jedni sa drugima. Ako je vaša kompanija sličnija drugom opisu, onda PMO može pomoći. Takođe, ako nameravate da primenite bilo kakve značajne projekte ili promene strategije – ili strategija koju već imate nije ispunjena, PMO bi mogao biti pravi izbor za vašu organizaciju.

Ako vodite projekte, projekti imaju značajan nivo troškova ili imaju značajan nivo uticaja, onda zaista možete imati koristi od PMO-a. Svakako, što su veći projekti, što je veći budžet, što je više projekata, onda više možete imati koristi od PMO-a.

Ono što kompanije danas prepoznaju kao PMO odeljenje za upravljanje projektima možda neće biti ono što vide u budućnosti. Gartner očekuje da će se broj IT PMO-a smanjiti kao rezultat digitalne revolucije, iako će se neki transformisati u funkcije upravljanja promenama i postati deo funkcije strategije C-nivoa. Analitičarska firma takođe očekuje da će do 2030. partnerstva između ljudi, pametnih mašina i veštačke inteligencije eliminisati „oko 80 odsto ’posla’ koji predstavlja najveći deo današnje discipline, praksi i aktivnosti upravljanja projektima“, navodi se u izveštaju. Za PMO profesionalce, to znači prilagođavanje ponašanja i prakse. Za kompanije to znači prihvatanje promena u profesiji u korist njihovih organizacija – i njihovih rezultata.

Strateška agilnost: Kako lideri prepoznaju promene na tržištu